איך לכתוב מכתב מקצועי כדי לענות על תלונה

מכתב בכתב המפנה תלונת לקוח ייחשב כהשתקפות ישירה של החברה או המוצר שלך. תקשורת זהירה ומקצועית יכולה למנוע אובדן של לקוח, למנוע פרסום רע בעתיד עבור החברה שלך או אפילו לייצר רצון טוב עם לקוח עתידי. מאחר והמכתב הכתוב הוא גם "נתיב נייר" שאינו ניתן לאחזור ברגע שהוא נשלח, חשוב שאף אחד מהמידע שיינתן לא יביא לחברה אחריות עתידית או נוספת. התשובות המקצועיות הטובות ביותר הן מנומסות, תמציתיות וישירות.

פריטים שתצטרך

• מחשב

• מדפסת (אם מכתב דואר)

• גישה לאינטרנט (אם מכתב דוא"ל)

• מעטפה

• חותמת

• עיתון

השתמש בתאריך שבו תשלח את המכתב, ואת השם המלא והכתובת של המתלונן בראש המכתב. אם אינך משתמש בלוגו של חברה במכתב הדואר האלקטרוני או על מכתב המכתב, הקפד להוסיף את פרטי החברה שלך לאחר שורת החתימה של המכתב. כתוב את המכתב במחשב - מכתבים בכתב יד הם אישיים ולא מקצועיים בטבע.

תודה המתלונן על שהקדשת מזמנך ליצור איתך קשר עם הסיבה שלו אי שביעות רצון עם המוצר או השירות שלך. להיות ספציפי לגבי restating מה היה חוסר שביעות רצון שלו אז הוא ברור כי אתה מבין את התלונה.

ציין את כוונתך לעבוד עם המתלוננת בכל דרך אפשרית כדי לפתור לה את הבעיה ואת שביעות רצונך ההדדית.

ציין כי אתה תהיה פנייה המתלונן ישירות לעבוד על פתרון, כי תוכל גם להעריך איך אתה והחברה שלך יכול למנוע הישנות של אי שביעות רצון.

להתנצל על אי הנוחות ולהעריך מחדש את הערכתך על נכונותו של הלקוח ליצור איתך קשר לקבלת פתרון אפשרי.

להביע את הכוונה שלך לעבוד כדי לשמור על העסק של הלקוח ולהראות עד כמה חשובה הסיפוק שלו לחברה שלך.

השאירו כמה שורות עבור החתימה האישית שלכם (אם זה מכתב בכתב) וסיים עם שמך המלא, הכותרת המקצועית שלך ואת פרטי החברה המלא. אם אתה שולח דוא"ל, הקפד להוסיף קו "תודה על יצירת קשר" לנושא האימייל.

טיפים

• השתמש בפורמט אותיות בסגנון בלוק מסורתי הכולל את התאריך, השם המלא של הלקוח וכתובתו, שמך המלא ופרטי איש הקשר וחתימה אישית. תמיד להפעיל בדיקת איות ודקדוק על המוצר הסופי, ולקבל הגהה מהירה ממקור עצמאי אם אפשר. שום דבר אינו משקף גרוע יותר על התמונה המקצועית שלך מאשר מכתב זה מעוצב בצורה מרושלת ו מנוקב שגיאות כתיב או דקדוק רע.

אזהרה

ללא תלות בתלונה שקיבלת או לא מקצועית, הימנע מכל שפה מפוקפקת או מאשימה בתגובתך. התגובה הכתובה שלך יכול בסופו של דבר ליפול לידי אנשים רבים ואפילו לקוחות פוטנציאליים. גם אם אתה לא מסוגל לחלוטין לספק את התלונה שאתה מקבל, מכתב תגובה מקצועי וחביב מטרות בניין משותף קרקע טובה. זה גם משקף באופן חיובי אותך או את החברה שלך עם כל אדם אחר אשר עשוי לראות את המכתב.