ארגונים שיש להם תהליך ניהול החוזה במקום יכול לחסוך זמן וכסף ולכן יש יתרון בשוק. הליבה של תהליך ניהול חוזה בריא הוא מקום מרכזי שבו כל שפה החוזה הוא נגיש.
לנתח את החוזה
סקור את החוזה כדי לוודא שהוא מכיל את כל המידע הרלוונטי. חוזה מוצק מגדיר בבירור את התפקידים והאחריות של ארגונים ויחידים. זה צריך לפרט את כל המסגרות זמן מועדים, לזהות כיצד תוצג תוצרים בבירור לפרט את הסדרי התשלום.
להבין את הרקע
לוקח זמן לדון בתוך הארגון את התפקיד של ספק השירות ואת הקשר שפיתח יעזור להגדיר את תנאי החוזה. במידת הצורך, נפגש עם ספק השירות כדי לזהות בעיות כלשהן. מערכת יחסים מוצקה עם ספק השירות יכולה לעזור לעצב חוזה כי הוא מועיל לשני הצדדים.
הקמת פרוטוקולי ניטור
ודא כי מערכות נמצאים במקום לאסוף נתונים, לפקח על ציר הזמן, לדווח על הביצועים ולארגן הנהלת חשבונות. נהלים מוגדרים היטב לחסוך זמן וכסף.
השגת תיעוד הכרחי
זה חיוני בתחילתו של חוזה כדי לזהות את כל הרישיונות הדרושים תיעוד, לאשר כי כל המידע הנוכחי ולשתף מידע זה עם ספק השירות.
ליידע את כל הצדדים
חברי צוות ניהול החוזה ובעלי עניין אחרים צריכים להיות מודעים בתחילה של האחריות שלהם בתהליך החוזה. אחריות לאורך כל תקופת החוזה צריך להיות מתואר בבירור כך שכל חברי הצוות להבין את האחריות שלהם.
ניהול בעיות
כאשר החוזה נחתם, כל הנושאים שלא נפתרו צריך להיות מטופל כך שהם לא לגרום לבעיות במהלך תקופת החוזה. נושאים לא פתורים בזמן חתימת החוזה צריך להיות כתוב למטה ואת הפתרון ואת הזמן הסכים. זה גם זמן טוב לזהות פריטים חוזה שיישאר לפיתוח עתידי. כל פריט הדורש וריאציה בחוזה הראשוני צריך להיות מוקלט בקפידה ומנוהל.
להעריך את המעבר
שלב המעבר יהיה נוכח בחוזים מסוימים. בסוף שלב זה, הצדדים צריכים להיפגש כדי להעריך את הביצועים הכוללים של החוזה. בחלק מהמקרים, תקופת המעבר היא כאשר הפרטים האחרונים של החוזה נדקרו; במקרים אלה, הערכה יסודית של תקופת המעבר היא קריטית. זה גם הזמן לקבוע את הסדרי החוזה כגון משאבים שיידרשו.
להעריך את הביצועים
ניהול ביצועים צריך להיות מתמשך לאורך החוזה. הערכה מתמשכת של נתוני ביצועים, המשך מה עובד ותיקון מה לא, תסייע ליצור מחדש תנאי החוזה לטובת כל הצדדים.
ניהול וריאציות
כל החוזים צריכים לכלול הוראות לגבי שינויים, אשר יש לאפשר רק במקרים מוגדרים. וריאציות חוזה תמיד צריך להיות מוגדר בכתב על ידי תיקון רשמי. תהליך ניהול שינוי סטנדרטי צריך להיות קיים עבור כל הווריאציות.
