עסק ממשיך להתקיים בגלל הלקוחות שלו. כדי להמשיך למכור ללקוחות שלה, העסק חייב להבטיח כי רשומות הלקוחות נשמרים ומעודכנים. המידע הבסיסי שיש לעדכן כולל את שם הלקוח, כתובת, מספר טלפון ליצירת קשר, מספר פקס וכתובת דוא"ל. ניתן לעדכן את פרטי הלקוח באמצעות טופס, באינטרנט או בטלפון.
בדוק את חשבונית הלקוח. לעתים קרובות קיימת אפשרות ללקוח לכתוב במידע החשבון החדש. אם הלקוח כתב מידע חדש על החשבונית, עבור למערכת המחשב ועדכן את המידע בהתאם. בדוק שוב כדי לוודא שהמידע החדש הוזן במדויק. צור קשר עם הלקוח כדי להודיע לו שחשבונו עודכן.
בקש מהלקוח לאמת את פרטי החשבון שלה. במהלך שיחת טלפון של לקוח, שאל את הלקוח, "האם יש לי את הכתובת הנוכחית שלך, מספר הטלפון וכתובת האימייל שלך?" חברות מסוימות, כגון חברות משכנתא, מבקשות מהלקוח לאמת את הכתובת כדי להבטיח כי לחברה יש את הרשומה הנכונה. חזור על המידע בחזרה ללקוח כדי לוודא שהוא הוזן במדויק.
אפשר למערכות המחשב לעדכן את פרטי הלקוח. חברות שיש להן אתרי אינטרנט מספקות אפשרות ללקוחות לעדכן את פרטי החשבון שלהם באופן מקוון. המידע המעודכן מועבר דרך מערכת המחשב באופן אוטומטי. הקפד לשלוח ללקוח תיעוד של עסקה זו באמצעות דוא"ל או דואר רגיל. פעולה זו תזכיר ללקוח שבוצעו שינויים בחשבון.
טיפים
-
אם עדכונים על פרטי לקוחות אינם מוצעים במרווחי זמן קבועים, פנה ללקוחות באופן ספציפי לקבלת עדכונים על החשבון.
אזהרה
הבחנה בין כתובות דיוור למשלוח. חברות גדולות יותר מזמינות לעתים קרובות מוצר או שירות עבור מיקומים שונים - אמת היכן הפריט נשלח אל מול החשבון שבו תישלח החשבונית.
