המעבר משימוש בעפרונות נייר או במגוון של תוכנות מחשב עצמאיות למערכת מידע משולבת הוא סימן בטוח לצמיחה של עסקים קטנים. שלא כמו מערכת ידנית מנופחת, מערכת מבוססת טכנולוגיה מטפלת בכל ההיבטים של אחסון, עיבוד, הפצה ותקשורת של מידע עסקי ממיקום מרכזי. למרות שעדיפות על מטרות מתמקדות לעתים קרובות בהטבות בלתי מוחשיות כגון השגת יתרון תחרותי או הגברת שביעות רצון הלקוחות, עסקים רבים נהנים גם מהטבות מוחשיות כגון חיסכון בעלויות, בקרה משופרת ופחות שגיאות בהזנת נתונים.
הגדרת מוחשי
מה שתכלול ברשימת הטבות מוחשיות תלוי אם אתה מסווג הטבות אלה באמצעות הגדרה צרה או רחבה. אם החברה שלך משתמשת בהגדרה צרה, היתרונות המוחשיים הם רק אלה שאתה יכול לכמת ולמדוד במונחים כספיים. אלה כוללים הן הפחתת עלויות מיידית וחיסכון בעלויות לטווח ארוך. הגדרה רחבה כוללת גם יתרונות כמעט מוחשיים שאי אפשר לכמת במונחים כספיים, אך ניתן לראות, לגעת או להרגיש ישירות.
חסכון בהוצאות
למרות שזה בדרך כלל לוקח זמן להתחיל לממש את עלות החיסכון הטבות והוצאות לא מתכווץ בן לילה, לאורך זמן את היתרונות הפיננסיים להיות ברור יותר. בנוסף, יתרונות אלה מתרחשים לעתים קרובות ברצף. לדוגמה, מערכת מידע מגדילה את הפרודוקטיביות, אשר יכולה להוביל להפחתת כוח אדם, אשר מקטין את עלויות התפעול שלך. זה יכול גם לשפר את יעילות הזמנת המלאי, אשר לעתים קרובות להפחית זמן להוביל ותוצאות הן ירידה המלאי דרישות דרישות ועלויות.
בקרה פנימית טובה יותר
מספר יתרונות מוחשיים פועלים כדי לשפר את הבקרות הפנימיות של מניעה ובלשים. לדוגמה, מערכת אחסון מידע מרכזית מאפשרת בקרת גישה משופרת. דיווח מהיר יותר, אשר מתרגם לעתים קרובות למשוב בזמן אמת, מגדיל את האחריות ומקטין את הסיכויים להתעללות בנכסים עסקיים, הונאה או גניבה פנימית. בנוסף, מעקב אוטומטי לא רק הופך את החיפוש הנוכחי מסמכים היסטוריים קל יותר, אלא גם מאפשר לך לבנות ולסקור שבילי ביקורת מלאה עבור כל עסקה ביותר.
הכנסות מוגדלות
מערכת מידע יכולה לשפר את זמן התגובה ולהגדיל את ההכנסות ממכירות. יתרונות מוחשיים, כגון זמינות נתונים משופרת ופחות צווארי מידע בחלק ניהול המלאי של מערכת מידע, יכולים לסייע בהגדלת המכירות על ידי צמצום ההזמנות וההזמנות האחוריות. בחלק ניהול קשרי לקוחות, גישה קלה יותר למידע של לקוח יכולה להיות ההבדל בין ביצוע ולא ביצוע מכירה. זה גם מאפשר מכירות ואנשי שירות לקוחות כדי לפקח על ההזמנה של הלקוח ואת לוח הזמנים של שיחות המכירות בזמן.
