מערכות ניהול מידע מעניקות לבעלי עסקים את היכולת לאסוף, לעבד ולפרש נתונים. ערכות נתונים יכולות לכלול כמעט את כל ההיבטים של הפעילות העסקית, כולל הכנסות ממכירות, עלויות ייצור ותפוקת עובדים. בעלי עסקים בוחנים נתוני MIS, משווים אותם למסגרות זמן קודמות ומתאימים את אסטרטגיות הייצור שלהם. בעוד MIS מעניק יתרונות בולטים עבור הבעלים והמנהלים, זה גם נושא כמה חסרונות משמעותיים.
מערכת משולבת
העיקרון המנחה של MIS הוא שכל התהליכים העסקיים הקשורים למחשב פועלים כמערכת משולבת אחת. מערכת משולבת מאפשרת תקשורת משופרת בקרב מנהלים, מנהלים, ראשי מחלקות ועובדים. לדוגמה, מערכת MIS משולבת לחלוטין מעניקה מסגרת נתונים זהה למחלקת המכירות כפי שהיא מספקת למפעל הייצור. הנתונים המשותפים עשויים להוביל להתאמות במפעל הייצור כדי ליישר את הייצור עם מטרות המכירות.
החלטות טובות יותר
שיפור התקשורת MIS מספק לכל רמות העסק משפר את מיומנויות קבלת ההחלטות של האחראים. הישן אומר "ידע הוא כוח" חל כאשר בעלי עסקים להשתמש בנתונים שנאספו יישומי MIS שלהם כדי לקבל החלטות חכמות יותר. לדוגמה, בעל עסק בודק את מערכת ה- MIS שלו ורואה שאספקת המרכיבים שלו אינה מספיקה כדי לעמוד ביעדי הייצור שלו. הבעלים יכול להחליט אם להזמין רכיבים נוספים או להוריד את מטרות הייצור שלו.
בעיות איכות נתונים
אחת הבעיות עם מסגרת MIS היא כי איכות המערכת תלויה במידה רבה על איכות הנתונים שלה. אם הנתונים אינם מספיקים, לא נכונים או לא במקומם, ההחלטות שמנהלים עושים בהתבסס על נתונים אלה עלולים להיות פגומים. לדוגמה, בעל עסק מוצא הזמנה הלקוח של 100,000 יחידות במערכת MIS. הוא מזמין מרכיבים נוספים מהספקים שלו כדי לענות על הסדר. עם זאת, הסדר בפועל היה רק עבור 10,000 יחידות. הבעלים בשוגג הזמנות יתר על המרכיבים, עולה לחברה אלפי דולרים.
סוגיות אבטחה
בעיה נוספת סביב תהליכי MIS כוללת אבטחת מידע. האקרים, גנבי זהות ומחבלים ארגוניים מכוונים לנתוני החברה הרגישים. נתונים אלה יכולים לכלול מידע על הספק, רשומות הבנק, קניין רוחני ונתונים אישיים על ניהול החברה. האקרים מפיצים את המידע דרך האינטרנט, מוכרים אותו לחברות מתחרות או משתמשים בו כדי לפגוע בתדמית החברה. לדוגמה, כמה רשתות קמעונאיות היו ממוקדות לאחרונה על ידי האקרים שגנבו מידע על לקוחות ממערכות ה- MIS שלהם והפצו מספרי ביטוח לאומי ונתוני כרטיס אשראי דרך האינטרנט.
