דוא"ל הוא שיטה יעילה ומהירה יותר של שליחת תקשורת עסקית בהשוואה לשירות הדואר. זוהי גם דרך קלה יותר של החלפת מסמכים. כמה דברים לשקול בעת שליחת דוא"ל עסקי עם קובץ מצורף הם גודלו, התוכנית המשמשת ליצור את הקובץ המצורף ואת האפשרות של וירוסים. כמו כן חשוב לזכור שהמקבל לא יכול להיות היחיד שרואה את המסר שלך. השתמש בטון מקצועי שישאיר רושם חיובי.
כתוב שורת נושא שמשקפת כראוי את ההודעה. קווי נושא ספציפיים יעזרו לעובדים לארגן אימייל בהתאם לפרויקטים של החברה. כותרות מעורפלות כגון "חשוב" או "נא לקרוא" מקשות על איתור הודעות בעתיד.
כתוב הודעה תמציתית וקלה לקריאה. העובדים חייבים לנפות דרך כמויות גדולות של הודעות דואר אלקטרוני מדי יום ויש להם מעט זמן לקרוא הודעות ארוכות. השתמש בגופן קריא, כולל הרבה שטח לבן להעסיק אותיות גדולות וקטנות במקרה כראוי. כתבו את המסר שלכם בנימה אדיבה אך מקצועית, והתחילו וסיימו ברכות מקצועיות.
עיין בקובץ המצורף. עובדים עסוקים הם לעתים קרובות מיהר לזמן עשוי להתעלם הקובץ המצורף, אם אין התייחסות אליו. תן לנמען לדעת מה הקובץ המצורף מכיל ומה לעשות בו.
ודא שהצמדת את המסמך לפני השליחה. ג 'ניס פישר צ' אן, מחבר הספר "E-Mail: כתוב את זה טוב מדריך - כיצד לכתוב ולנהל דואר אלקטרוני במקום העבודה," מייעצת לצרף את המסמך לפני שתתחיל לכתוב את ההודעה שלך.
תן לקורא שלך לדעת איזו תוכנית יש צורך לפתוח את הקובץ. חבילת Microsoft Office Suite ו- Adobe Acrobat Reader הן יישומים נפוצים המשמשים במקום העבודה.
חשוב על משך הזמן שיידרש לנמען כדי להוריד את הקובץ המצורף. השתמש בתוכנית דחיסת קבצים עבור קבצים גדולים, כגון WinZip, או לשבור את הקובץ לקטעים קטנים יותר, כי אתה יכול לשלוח בנפרד. בתמורה לעובד העסוק, ניתן גם להדביק את המסמך בגוף ההודעה.
הגה את ההודעה שלך. שגיאות כתיב ודקדוק אינן מקצועיות. כמו כן, הימנע משימוש בסלנג, קיצורים ואמוטיקונים בהודעה. אלה עשויים להיות מונחים ידועים אבל הם אינם הולמים במסרים עסקיים.
סרוק את ההודעה ואת המסמך המצורף לווירוסים לפני שתשלח.
כלול כתב ויתור המעודד את הקורא לסרוק את הקובץ המצורף לוירוסים לפני ההורדה. הדבר עשוי להגן על החברה מפני האפשרות של תביעה משפטית אם המקבל מקבל וירוס דרך הקובץ המצורף שלך.
אזהרה
אל תשלח הודעות דואר, דואר זבל או בדיחות כקבצים מצורפים. הם לא מקצועיים ולא הולמים.
