למרות המילים המצורף ואת המתחם לעתים קרובות משמשים לסירוגין באותיות עסקיות, הם מייצגים שיטות שונות של פריטים. במובן הקפדני ביותר, קובץ מצורף נחשב לחלק מהמכתב בזמן שמארז מטופל כמסמך נפרד. עבור ארגונים מסוימים, כגון הממשלה, את השימוש עבור כל מסומן על ידי התכתבות שנשלחו, ואילו עבור אחרים או להשתמש מקובל.
הוספת קובץ מצורף
קובץ מצורף הוא מסמך המהווה חלק ממכתב העסק. זה מוסיף או מתאר עוד יותר את המידע בתוך המכתב. כמה דוגמאות כוללות גיליון אלקטרוני המספק הסבר חזותי של חיובים כספיים או תחזיות, תרשים המספק תצוגה גרפית של המגמות העסקיות או תקציב. בעת שליחת קובץ מצורף, כלול את המילה "קובץ מצורף" בצד השמאלי התחתון של המכתב עם חצי קולון ומספר הקובץ המצורף. כמו כן כדאי להזכיר בגוף המכתב כי פריט מצורף (או פריטים מרובים המצורפים) אשר לשפר או להסביר עוד מידע במכתב.
כולל מארז
מארז הוא מסמך נוסף על מכתב העסק. הוא יכול לעמוד לבדו כמסמך שלו ואינו דורש את מכתב העסק כדי להסביר מה המסמך או איך לפרש אותו. בעת שליחת מארז במכתב עסקי, מקמו את האותיות "אנק" עם מחצית המעי הגס או כתבו את המילה "מארז" בתחתית המכתב בצד שמאל. לאחר מכן לשים את שם המסמך. זה מתריע את הקורא כי מסמך השני כלול בהתכתבות. דוגמה אחת למסמך המתאים למארז היא קורות חיים הכלולים במכתב כיסוי. קורות החיים נפרדים מהמכתב ובקלות עומדים לבדם.
קבצים מצורפים בדוא"ל
במצבים מסוימים, אין שיטה זמינה להבדיל בין קובץ מצורף לבין מארז. אחד המצבים האלה מתרחשת כאשר אתה שולח מכתב עסקי בדוא"ל. כי אין אפשרות המצורף, דוא"ל הוא סוג של שידור אלקטרוני, כל המסמכים שנשלחו על ידי דוא"ל להיות קובץ מצורף. הקובץ המצורף מתווסף לדוא"ל כפריט שניתן להורדה עם גוף ההודעה.
השימוש הממשלתי הפדרלי
ייתכן שיהיו כללים לשימוש בקבצים מצורפים ובתחומים מסוימים בסניפי ממשל פדרליים מסוימים. לדוגמה, במדריך ההתכתבות שלהם, הסקר הגיאולוגי של ארה"ב מתאר כיצד לטפל בקובץ מצורף ובמתחם בעת שליחת התכתובת אליהם. על פי המדריך שלהם, אתה שולח פריט כקובץ מצורף כאשר ההתכתבות היא תזכיר, ואילו אם זה מכתב אתה צריך להשתמש במילה מילה עבור מסמכים נוספים. בכל מקרה, הקלד "מארז" או "קובץ מצורף" שתי שורות מתחת לבלוק החתימה. פעולה זו אומרת לקורא לחפש את מארזי או מצורפים. אם הם חסרים, לבקש לשלוח אותם כי הם נועדו להישלח עם מכתב או תזכיר.
אם יש יותר מקובץ מצורף או מצורף אחד, ציין כמה "כגון 2" או "3 קבצים מצורפים". אם אחד מהם אינו מזוהה בטקסט, השתמש במעי הגס לאחר המילה, ולאחר מכן את שם המסמך או את ההסבר בשורה הבאה. לדוגמה: "מארז:" (השורה הבאה) להכניס שני רווחים ולהוסיף "המשך של ג 'ון ק אדמס" ללא סיומת פיסוק. כאשר יש מספר מארזים או קבצים מצורפים שאינם מוזכרים בטקסט, כותרים או מתארים כל שורה בנפרד. לדוגמה: 2 קבצים מצורפים: (השורה הבאה) משנים שני רווחים וסוג: "המשך של John Q. Adams" (השורה הבאה) משנים שני רווחים וסוג: רשימת פרסים והישגים "ללא סימני פיסוק.
