ארגונים אינם יכולים לקבל כל הצעה שהם מקבלים, ולכן עליהם לכתוב מכתבים כדי להודיע לעסקים שהם מסרבים להצעותיהם. זה מטופל לעתים קרובות באמצעות דוא"ל. החברה מסרבת להצעות יוצרת מכתב ודוא"ל אותו לעסקים המתאימים. בכל פעם חברה כותבת מכתב סירוב, היא חייבת לשקול כמה נקודות מפתח, כולל שמירה על מכתבים דיפלומטי, כנה קצרה.
השתמש בשורת נושא. כאשר אתה כותב דוא"ל, יש אפשרות של מילוי נושא על שורת הנושא. בעת כתיבת מכתב סירוב הצעה, השתמש בשורת הנושא כדי ליידע את האדם מה הדוא"ל הוא לגבי. זה לא צריך להכיל את המילים "סירוב ההצעה" אבל יכול לומר משהו כמו "בתגובה ההצעה שלך."
שמור על עיצוב פשוט. אל תשתמש בסוגי גופן מהודרים או בכל סוג של עיצוב מיוחד. השתמש בעיצוב הרגיל שמרבית האימיילים יש לשמור ולשמור את המילים סומק בשוליים השמאלית.
כתובת הדוא"ל. התחל את האימייל על ידי פנייה אל איש הקשר שכתב את ההצעה המקורית. אם אין איש קשר ספציפי המופיע על ההצעה, פנה אל מחלקת משאבי אנוש של החברה.
ציין את מטרת הדוא"ל. להיות ברור, ישיר ודיפלומטי כאשר אתה מתחיל את המכתב. ליידע את הקורא כי אתה כותב מכתב זה למרבה הצער להודיע לו כי החברה שלך מסרבת את ההצעה שהוגשה על ידי אותו או את החברה שלו. הקפד לכלול את שם החברה שלך ואת מטרת ההצעה המקורית.
כלול סיבה. מכתב סירוב צריך להיות כנה בלב. בגלל זה, רוב העסקים כוללים סיבה שמסבירה מדוע הם מסרבים להצעה. הסיבות משתנות לסירוב ההצעה, אך הן קשורות בדרך כלל לעלויות.
הצע משאלות חיוביות לקורא.ליידע את הקורא שאתה רוצה אותו ואת העסק שלו גם בעתיד ולהזמין אותו להציע הצעות לפרויקטים עתידיים החברה שלך אולי.
לחתום על המכתב. בסוף האימייל, לחתום על האות "בכבוד רב" ואחריו את שמך ואת הכותרת.
טיפים
-
הקפד תמיד להגהה מכתבים עסקיים לפני שליחתם. אל תגיד דברים שליליים על החברה, במקום לנסות לשמור על המכתב חיובי.
