מעקב אחר תזרימי המזומנים, החיוב וקווי האשראי קשורים כולם לניהול חשבונות. מנהלי חשבונות חייבים לפתור פערים המתרחשים בחשבונות החברה ולאפשר תקשורת פיננסית הקשורה בין אנשי צוות אחרים, כדי להבטיח שהמידע יועבר במלואו ומדויק לתוך ספר החשבונות של החברה. אמנם יש כמה יתרונות ברורים הנהלת חשבונות, בפועל יש חסרונות שיכולים להשפיע על יעילות החברה ואת הרווחיות.
החובה המשפטית
אחד היתרונות של הנהלת חשבונות היא שאתה עומד בהתחייבות משפטית לשמור על דוחות כספיים עבור החברה שלך. עסקים אינם רשאים לפעול "מתחת לשולחן", כביכול. עליך לעקוב ולתעד הכנסות והוצאות על מנת לשלם מסים מתאימים בכל שנה. אי שמירה על ספרי החברה עלולה לגרום לעונש ממשלתי אם אתה מבוקר ומבקשים להציג ראיות לעסקאות העסקיות של החברה שלך.
אחריות ושקיפות
יתרון נוסף הנהלת חשבונות היא אחריות ושקיפות. הנהלת חשבונות יוצרת דין וחשבון עם לקוחות, שכן אתה יכול לחפש עסקאות קודמות כדי לאמת מחירים או תשלומים שבוצעו. זה גם יוצר אחריות בין שותפים עסקיים, שכן שותפים מורשים יכולים לגשת לספרי החברה כדי לבדוק הכנסות והוצאות, או כדי לסרוק את האותות כי הכסף נמצא בשימוש או דיווחו בצורה בלתי הולמת. הנהלת חשבונות יוצרת שקיפות רבה יותר; חברות יכולות לפתוח את ספריהן למשקיעים פוטנציאליים המעוניינים בתיעוד של הבריאות הפיננסית של העסק.
נתונים
הנהלת חשבונות יוצרת נתונים קשים שבעלי עסקים יכולים להשתמש בהם כדי לקבל החלטות מושכלות לגבי הרחבת עלויות קיצוץ או הוצאת קווי אשראי נוספים. במקום להציג חוות דעת כלליות, סובייקטיביות על השאלה האם החברה "מצליחה" או "מאטה", הצדדים הרלוונטיים יכולים להצביע על מגמות כלפי מעלה או כלפי מטה באמצעות דוגמאות של שורה תחתונה ומעקב אחר רווחים. נתוני הנהלת חשבונות יכולים לשמש להצדיק סגירת מיקום החנות, שכירת עובד נוסף או הרחבת מוצרים נוספים.
זמן
אחד החסרונות הקשורים הנהלת חשבונות זה הזמן. איסוף רשומות פיננסיות, חקירת פערי ספר חשבונות ומעקב אחר שגיאות יכול לקחת שעות, אפילו עם תוכנת מחשב אוטומטית. זה לוקח זמן כדי לשמור על הספרים על ידי הוספת מידע חדש, וזה גם לוקח זמן לנתח ביעילות רשומות הנהלת חשבונות על מנת לקבל החלטות פיננסיות.
עלות
העלות היא עוד חסרון הקשור הנהלת חשבונות. שכירת שירות הנהלת חשבונות חיצוני יכול להיות יקר עבור חברות קטנות יותר, אם כי זה עשוי להיות זול יותר מאשר שכירת ייעודי במשרה מלאה מנהל חשבונות. רכישת תוכנת הנהלת חשבונות עבור החברה שלך יכול גם להיות יקר, במיוחד שכן אלה צריכים להיות מעודכנים והחליפו כמו גרסאות חדשות יותר להיות זמינים.
אי דיוקים
חסרון נוסף הנהלת חשבונות מתייחס אי דיוקים. דיוקים בשוגג עדיין יכול לגרום לאיבוד זמן וכסף כי הם חייבים להיות מזוהים ותיקונים. אי דיוקים מכוונים מעובדים בלתי מהימנים או שותפים עסקיים יכולים לגרום ל"ספרים מבושלים "שניתן לראותם כהונאה עסקית או התחמקות ממס על ידי הממשלה. שכירת רואה חשבון לבדיקת רשומות הנהלת חשבונות שלך יכולה לסייע בזיהוי בעיות אלה.
