שמירה על כללי התנהגות נאותה חשובה עבור מזכירות אשר לעתים קרובות את הרושם הראשון של העסק או המבצעת כי הלקוח או הלקוח יש. תרגול כמה הכללים הנפוצים של נימוסים עסקיים יכול לעזור למזכירה ליצור את הרושם החיובי ביותר של הבוס שלה ואת החברה.
התנהגות
התנהגות מקצועית היא חובה כאשר בעבודה או כאשר מייצגים את הבוס או החברה ב פונקציות. לעתים קרובות לקוחות או אנשי מקצוע אחרים ישוו את רמת המקצועיות של המבצעת עם המזכירה שלה אם המנהל אינו נוכח. תמיד לענות לטלפון באמצעות ברכה מנומסת, העסק המתאים. לברך את האורחים עם חיוך ולהיות מנומס. לא מקבל רגשית או בקלות כעס. לשמור על התנהגות מנומסת, מכובדת בכל עת.
שמלה
חברות רבות יש לבוש בגדים עסקיים קוד אשר נאכף בקפידה. גם אם החברה שלך לא מספק כזה קוד הלבוש, אתה תמיד צריך להיראות נקי היטב להרכיב. אין ללבוש בגדים הדוקים או חושפים. ודא כי כל חליפות וחולצות נקיים מגוהץ כראוי. אל תלבש חצאיות קצרות. הנעליים שלך צריך להתאים את סביבת העבודה - לא נעלי התעמלות או כפכפים - ולהיות נוח לעבוד בו אם אתה עובד בסביבה תעשייתית, ייתכן שתידרש ללבוש נעליים שטוחות, סגורות.
כתובת רשמית
מזכירה צריכה תמיד רשמית כתובת הממונים. זה מראה כבוד לממונים שלך ועוזר לשמור על סביבת עבודה מקצועית. הימנעו משימוש בשמו הפרטי של הבוס שלכם כאשר אתם נמצאים בסביבה ציבורית או בסביבה הפגישה. תמיד להשתמש "מר" או "גב" כאשר פונה למנהלים אחרים בחברה. אם הבוס שלך מבקש כתובת מזדמנת יותר, כגון שימוש בשם הפרטי שלו או בכינוי, רק להשתמש בו כאשר בסביבה פרטית יותר או לא רשמית, כגון במשרדו האישי ללא נוכחות הממונים האחרים.
ארגון
אחד התפקידים החשובים ביותר של המזכירה הוא שמירה על הארגון. למטרות נימוסים עסקיים, לשמור על סביבת עבודה נקייה ומאורגנת. הימנע יצירת העומס על שולחן העבודה שלך או באזור העבודה שלך. אם אתה עובד באזור שבו לקוחות או מנהלים אחרים עשויים להתבקש לחכות לפגישה, ודא כי האזור מאורגן גם. אל תשאיר פריטים אישיים או מגזינים מפוזרים באזור העבודה. שמור את כל הקבצים הסודיים ופריטים אישיים מחוץ לטווח הראייה של המבקרים.
