מנהל המשרד הקדמי, המכונה לעתים פקידת קבלה או פקיד, ממלא מספר רב של תפקידים. זו עמדה מול הלקוח, בדרך כלל נמצא בתעשיית האירוח, משמש ממשק הן עם לקוחות לבצע חובות עסקיות למשרד הקדמי. למרות האחריות ואת הפיצויים להשתנות במידה ניכרת מארגון לארגון ואפילו בתוך חברות, מנהלים רבים במשרד הפנים לשתף מספר חובות בסיסיות.
ממשק לקוח
מנהלי משרד קדמי לעיתים קרובות ממשק עם לקוחות, לעתים קרובות ברכה אותם כשהם נכנסים הממסד, לענות על שאלות וליצור מכירות. על פי תיאור כללי העבודה פורסם באתר האינטרנט של התעסוקה קריירה בונה, מנהלי המשרד הקדמי עשוי לקבל ולעבד תשלומים מלקוחות לספק קבלות לפי הצורך. במקרים מסוימים, על פי קריירה בונה, מנהלי המשרד הקדמי גם להתמודד עם לקוחות בעייתי או אורחים לעסוק אנשי אבטחה מתאימים כדי לענות על חששות האבטחה של הלקוח. בהתאם הארגון, מנהל המשרד הקדמי עשוי ממשק עם כל האורחים או רק עם אלה נחשבים רגישים או חשובים.
ניהול משרד
מנהלי המשרד הקדמי להבטיח את המשרד הקדמי של העסק ממשיך לפעול בצורה יעילה. ניהול המשרד יכול להיות כרוך ניתוח של הוצאות כדי למזער את העלות, על פי תיאור עבודה פורסם באתר לינה מלון Hotelle, וכמה מנהלים לסקור את היומן היומי כדי לשמור על המודעות של הפעילות העסקית. מנהלי משרדים קדמיים צריכים להכיר יישומים משרדיים טיפוסיים כגון גיליונות אלקטרוניים ומעבדי תמלילים. על פי אתר התעסוקה "איוב השוטה", העובדים בתפקיד זה יכולים גם להשתמש במערכות קנייניות של החברה כדי לשמור על הפעילות העסקית.
ניהול חוויית הלקוח
לעובדי משרה בכירה יש אחריות רבה על הבטחת לקוחות ואורחים לקבל שירות למופת. בנוסף פשוט אינטראקציה עם לקוחות וטיפול בבעיות אבטחה, מנהלי המשרד הקדמי גם לשמש נקודה אחת של קשר עבור תלונות לקוחות הסלים בעיות. מנהלי משרדים קדמיים עשויים לאשר שיעורי קידום מכירות בתגובה למשא ומתן של לקוחות, על פי תיאור עבודה שפורסם על מלון Mule, וכמה מנהלי משרד הקדמי יש את הסמכות להעניק הנחות, אשראי שירות או שירות חינם לאורחים לא מרוצים. מנהלי משרדים קדמיים יכולים גם לעבוד עם קבוצות אחרות בתוך העסק, כגון ניהול ותחזוקה, כדי להבטיח לאורחים לראות נכס נקי, מבצעית מלאה עם ההגעה.
פיקוח על המטה
בהתאם לארגון, מנהלי המשרד הקדמי עשויים להיות אחראים לפיקוח על צוות המלון. תפקידי פיקוח, על פי איוב השוטה, יכול לכלול תזמון של כוח אדם כדי לענות על הביקוש של הלקוח, תכנון והקצאת עבודה, ופיתוח תקשורת העובדים. מנהלי משרדים קדמיים עשויים לתכנן ולנהל פגישות צוותיות תקופתיות ואפילו לשתף פעולה עם ראשי מחלקות אחרות כדי להבטיח השלמת משימות ארגוניות. במקרים מסוימים, עובדים בעמדה זו לפתח ולספק הכשרה כדי לשמור על העובדים להתעדכן בשיטות עסקיות משתנות.
