אנשים רבים מתכווצים כאשר הם שומעים כי הם צריכים להשתתף בפגישה עסקית. הם חוששים שזה יהיה בזבוז זמן שמתחיל מאוחר ולא משיג דבר או שזה יהיה נשלט על ידי אדם אחד או שניים. בעיות נפוצות אלה ניתן להימנע באמצעות נאותה פגישה עסקית נאותה. כללי כללי התנהגות מאפשרים לך להפעיל את הפגישה בצורה יעילה יותר כדי לוודא שהיא פרודוקטיבית.
אג'נדה
צור סדר יום לפני הפגישה, ולהפיץ אותו לכל מי הוזמן להשתתף. זה יאפשר לאנשים להחליט אם הם באמת צריכים להיות נוכחים בפגישה. אחרת, מישהו עלול להופיע ולגלות כי סדר היום הוא לא ממש רלוונטי לו או לה. סדר היום הוא גם אבן נייטרלי כדי לשמור על הפגישה ממוקדת. אם הדיון מתחיל לנדוד, אתה יכול להגיד משהו כמו, "על פי סדר היום, אנחנו צריכים להיות מדברים על מה שאנחנו צריכים עבור מבוא מוצר חדש. בוא נחזור לנושא הזה."
לוח זמנים
תזמון מספיק זמן לפגישה כדי לאפשר לך להשיג את הפריטים על סדר היום מבלי לשאול את המשתתפים לעשות גדול מדי של זמן התחייבות. התחל את הפגישה באופן מיידי כדי לתגמל את האנשים שהופיעו בזמן. אם אתה מקבל את הרגל של תחילת מאוחר, זה יהיה לתגמל אנשים שבדרך כלל מופיעות דקות ספורות לאחר זמן ההתחלה המיועד. אם יש לך מוניטין של התחלה ממש בזמן, אנשים ילמדו להופיע בזמן הנכון, כדי למנוע את אי הנוחות של הליכה ברגע הפגישה כבר החלה.
סיים את הפגישה במועד שנקבע. זה מראה כבוד לוחות הזמנים של אנשים אחרים, שכן חלק מהמשתתפים שלך אולי מתוזמן התחייבויות אחרות לאחר הפגישה. אם יש עסק לא גמור, לתזמן פגישה נוספת.
השתתפות
עודדו את ההשתתפות של כולם בחדר, ושמרו על סביבה בטוחה לקלט. אנשים עשויים לחשוש לדבר אם הם מאמינים כי אחד או שני עמיתים דומיננטי מיד יורה אותם. ליישם כלל של "רק אדם אחד מדבר בכל פעם," ולאכוף אותו בהחלט. אם מישהו מנסה להפריע, אומר, "זה הזמן של שרי לדבר.זכור, כולנו הסכמנו שאף אחד לא יפריע כאשר מישהו אחר מדבר." אם חלק מהמשתתפים עדיין מסרבים לתת קלט, לנסות שיטה כמו להסתובב בחדר כדי לקבל משוב של כל אדם על הנושא בהישג יד. בדרך זו, אדם ביישן לא צריך לדאוג למצוא את הזמן הנכון לדבר.
סיכום
בסוף הפגישה, לסכם את מה שנדונו ואת כל ההחלטות שנעשו. לאשר מחדש כל פריט פעולה, האנשים שאמורים לטפל בהם ואת מועדי. זה נותן למשתתפים הזדמנות לדבר אם הם לא מסכימים עם סיכום. אם כולם נמצאים באותו דף, השתמש בסיכום כדי ליצור הערות לפגישה ולשלוח אותם מיד. הם לא צריכים לצאת מאוחר יותר מאשר למחרת הפגישה.
