איך לכתוב מכתב חצי פורמלי

אימיילים ואמצעי תקשורת אלקטרוניים אחרים אולי דחפו מכתבי נייר לקצה התודעה, אך יהיה זה מטעה לטעון שאמנות כתיבת המכתב מתה. להיפך, עסקים משתמשים באותיות בכל יום כדי לשלוח מידע, לתקשר תנאים חשובים ללקוחות ולשים משהו מוחשי בידיו של הנמען. מכתב רשמי למחצה מתאים כאשר אתה מכיר את הנמען, אך לא כחבר.

האם חצי פורמלי הפורמט הנכון?

תמיד לשקול את הנמען בעת ​​הכנת מכתב העסק. מכתב רשמי למחצה מתאים כאשר אתה מכיר את הנמען או מתקשר איתו באופן קבוע, לדוגמה, רואה החשבון שמדאג לאחסון החשבונות שלך או למנהל המשרד של הספק הראשי שלך. אם אתה לא מכיר את האדם בכלל, בחר סגנון מכתב רשמי. מכתבים חצי רשמיים מנומסים יותר מכתבים לא רשמיים. חשבו עליהם כעל צלב בין סוג המכתב הרשמי שאתם עשויים לכתוב לרגולטור ממשלתי ולסגנון המרגיע של המכתב שאתם עשויים לכתוב לחבר.

עקוב אחר Standard Business Letter Format

אותיות חצי פורמליות עוקבות אחר הפורמט הסטנדרטי של אותיות עסקיות; רק השפה שתשנה תיצור צליל נייטרלי. בחר נייר מכתבים מודפס עם letterhead העסק שלך ולכתוב את שם הנמען ואת כתובת העסק בצד השמאלי העליון של הדף. לכן, אם אתם כותבים למנכ"ל חברת ספקים, הכתובת הפנימית תהיה:

גב 'קתרין טורנס, מנכ"ל

חברת Acme

רחוב אקמה 123

בארטלסוויל, אוקלהומה 74003

לאחר מכן, רשום את התאריך בתבנית חודש-חודש. זה מקובל בכתב העסק לכתוב את החודש כמילה: "28 במרץ 2018".

בחר ברכה

השתמש בשם המשפחה של הנמען ואחריו נקודתיים - "מר מר / מרס / Ms.Ms.Ms שם משפחה:" עבור נמענים מרובים, רשימת שמותיהם של כל הנמענים - "גב 'Tomaker היקר, מר בנט וד"ר טולסון-סמית: "אל תכתוב את השם הפרטי; זה נחשב גס. אם אתה לא יודע את שם הנמען, לעשות קצת מחקר באינטרנט כדי לגלות את זה. השתמש ברכה כללית כמו "מנהל מכירות יקר:" רק כמוצא אחרון. בתרחיש זה, עדיף לכתוב את המכתב שלך "אדוני היקר" או "גברתי היקרה" ולהשתמש בטון רשמי.

מבנה הגוף עבור בהירות

גוף המכתב שלך צריך להכות בטון מנומס ונייטרלי. השתמש במילים יומיומיות במקום מילים רשמיות, למשל, "גם" במקום "יתר על כן" ו "אבל" במקום "עם זאת". התכווצויות כמו "אני", "לא" ו "לא" הם בסדר במכתב חצי רשמי, כל עוד הם מתאימים עם סגנון הבית של החברה שלך. פתח על ידי תיאור הסיבה מדוע אתה כותב ולעשות את הנקודות הנותרות על שתי פסקאות ל-באופן הגיוני, רעיון אחד לכל סעיף. לכבד את הזמן של הנמען ולשמור את המכתב קצר ו-לנקודה כפי שאתה יכול.

כתוב סגור חינם

יש לך אפשרויות שונות לעיגול מכתב חצי-רשמי, לכן בחר בסגירה מנומסת אך לבבית מהרשימה הבאה:

• שלך בכבוד,
• שלך,
• בכבוד רב,
• בכנות,
• בלבביות,
• איחולים לבביים,

סיים את ההקלדה על ידי הקלדת השם והכותרת, ולאחר מכן הדפס את האות וחתימת את שמך במרווח שבין הסגירה לבין השם שהוקלד.

דוגמה למכתב חצי-פורמלי

לשים את כל זה ביחד, הנה דוגמה של מכתב חצי רשמי קצר:

גב 'מרס היקרה:

אני כותב רשמית להזמין אותך להיות רמקול אורח סדנת מנחה בכנס הקרובה 2019 תעשייתי מכירה.

הנושא של הכנס הזה הוא "מכירות: רכיבה על גל הטכנולוגיה." זה יתקיים בבית ארנסט נ 'Morial Convention Center בניו אורלינס מ 3 אוקטובר - 5, 2019.

לקבלת מידע שלך, Katerina Houlden של מכירות Intelligent יהיה הדובר המרכזי הפתיחה. הנושא של המצגת שלה הוא "מאסטרינג מכירות נתונים גדולים." אם אתה נכנס לפורטל הוועידה שלנו בכתובת www.indsalescon.net, תוכל לראות את תכנית הטיוטה הנוכחית ואת הנושאים הספציפיים שהנאומים והסדנאות יכסו באופן זמני.

אנו מצפים שהנוכחות תהיה הגבוהה ביותר אי פעם השנה, באזור של 4,000 נציגים ו 80 דוברי. אני אהיה מרוצה ומכובד אם תרמו לאירוע היוקרתי הזה.

הייתי מעריך את זה אם אתה יכול בחביבות לענות על ידי 30 במאי. משם, אני יכול לספק לך כל מידע נוסף ייתכן שתידרש.

איחולים לבביים,

ג 'יין דו