דו"ח המכתב, הידוע גם בשם דו"ח ראשוני כותרת, היא הגנה חיונית בעסקה הנדל"ן. חברות כותרת שגרתי להכין אחד לאחר קבלת בקשה לביטוח הכותרת אבל לפני כתיבת מדיניות ביטוח הכותרת. הכוונה היא לתאר את הממצאים שנחשפו במהלך חיפוש כותרת כי מדיניות ביטוח הכותרת וכתוצאה מכך יכלול. תבנית דוח מכתב, אשר בדרך כלל מציג מידע בדף אחד, מספקת רק מה הקונה צריך לדעת כדי להחליט אם להמשיך או לשאול את המוכר לכתוב חריגים לפני סגירת המכירה.
מה לכלול
כשלעצמו, דוח מכתב הוא פשוט תקשורת שנועדה ליידע את הלקוח. "הבשר" של הדוח הוא בנספחים המצורפים ובלוחות הזמנים הכוללים תיאור משפטי של הנכס, וכן לזהות ולספק פרטים לגבי מה שהמדיניות לא תכלול. לדברי Lawyers.com, כוללים שעבודים, שעבוד ונושאים המשפיעים על הערכת רכוש בדוח. לדוגמה, הנכס עשוי להיות בעל שעבוד מס, מחלקת התכנון של העיר יכולה לתבוע זכות דרך לשנות את הרחוב שבו ממוקם הנכס או חברת המים עשויה להחזיק הקלה בה את הזכות להתקין צינורות מים תחת הרכוש.
כותרת ומבוא
תבנית דוח מכתב דומה לתזכיר עסקי. השתמש letterhead החברה, אבל להחליף כותרות תזכירים סטנדרטיים עם מידע זיהוי ספציפי דוח מכתב. מידע זה כולל מספר אסמכתא, אשר על פי שיקגו הכותרת היא בדרך כלל מספר הקונה נאמנות של הקונה, את הכתובת של הנכס, מספר סדר הכותרת ואת "המפעל" תאריך, אשר התאריך והשעה הדו"ח הוכנה ונראה מדויק. בעקבות זאת, לכתוב פסקה קצרה המאשר קבלת בקשה לביטוח הכותרת המציע לספק ביטוח הכותרת, בכפוף לחריגים מסוימים, אם יש.
כתב ויתור
כלול כתב ויתור ואזהרות בגוף הדו"ח כדי לוודא שהלקוח מבין כי אם החברה כותרת בעיות מדיניות זה לא לוקח שום אחריות על אי הכללות או חריגים. בנוסף, ספר ללקוח היכן לחפש אותם, אשר לרוב הוא קבצים מצורפים, לוחות זמנים ומפה plat, וזהיר את הלקוח לקרוא ולקרוא את התנאים האלה בזהירות לפני קבלת החלטה אם להמשיך.
סיכום
ציין את סוג הכיסוי הביטוחי של החברה שתנפיק, אשר עבור לקוחות ברוב המדינות היא מדיניות סטנדרטית שפותחה על ידי האגודה האמריקאית כותרת ארץ. הגדר את היקף הכיסוי, כגון כיסוי רגיל או מורחב. כצעד אחרון, על הקצין המנפיק לחתום על הדו"ח.
