ישיבות הוועדה ממלאות תפקיד חשוב בניהול של עמותות ומלכ"רים כאחד. בעוד כמה ועדות פועלות על בסיס לא פורמלי, עם חברים פגישה לפי הצורך לביצוע משימות ספציפיות, ועדות אחרות רשמיות יותר. לחלקן יש אחריות משפטית לדברים כגון ביקורת פיננסית, בחירת מנהלים, הנפקות, אישורי חברות ופיקוח על בטיחות. וועדות אלה נוטות יותר לאמץ מבנה פגישה רשמי באמצעות פרוטוקולים כגון כללי הצו של רוברט או כללים דומים.
פריטים שתצטרך
-
אג'נדה
-
דקות
להכין ולשלוח אג'נדה בכתב לפחות שבוע לפני ישיבת הוועדה. כל אחד בוועדה זקוק לזמן כדי לבחון את סדר היום ולהתכונן לנושאים שיידונו במהלך הפגישה.
התקשר לפגישה כדי להזמין בזמן. זה נעשה בדרך כלל על ידי יו"ר הוועדה. המזכיר ישים לב לכל מי שנכח בפגישה תוך דקות. קריאה לפגישה להזמין בזמן מעודדת אנשים להופיע בזמן ומפגנת כבוד לכל חברי הוועדה וזמנם.
להפיץ עותקים מסדר היום וכל דיווח שיוצג במהלך הישיבה. אם הוועדה מתכנסת באופן שוטף, להפיץ עותקים של פרוטוקול הישיבה הקודמת. לאפשר לחברי הועדה לעיין בפרוטוקולים, בסדר היום ובדו"חות אחרים. שאל אם יש הערות על הפרוטוקול של הפגישה הקודמת ולאחר מכן לשאול אם יש תנועה שנייה לקבל את הדקות.
בצע את סדר סדר היום כדי לכסות כל פריט במהלך הפגישה. לאפשר הגשת הצעות רלוונטיות לסדר היום הנדון. להכיר בכל חבר שרוצה לדבר על תנועה. אפשר לאדם אחד לדבר בכל פעם ולתת לכל אדם הזדמנות להישמע, אם אפשר. התקשר להצבעה על ההצעה כאשר הדיון הושלם. בחלק מהמקרים, חברים יציעו תיקונים ויו"ר הועדה ידרוש הצבעה על התיקונים לפני הבקשה.
סיים את הפגישה כאשר סדר היום הושלם או כאשר הגיע הזמן המתוכנן של הפגישה מגיע. יושב ראש הועדה רשאי לדחות אסיפה ללא בקשה, שנית או להצביע. המזכיר מתעדת כל עסק לא שלם, כך שניתן יהיה לשים אותו על סדר היום של הפגישה הבאה.
טיפים
-
רוב ישיבות הועדה הפורמליות דורשות מנין חוקי של חברים להיות נוכחים באסיפה. תקנון הארגון יגדיר כיצד יושג קוורום. זה בדרך כלל לפחות חצי מהחברים.
