כספי קופה קטנים משמשים בארגונים לכיסוי הוצאות קלות כגון כמויות קטנות של ציוד משרדי, דמי משלוח, הוצאות החנייה של מבקרים או דמי נסיעה במונית. קרנות מזומן קטן נשמרים לעתים קרובות כמו במזומן במקום העבודה. בשל אופיו הנזיל של חשבון מזומן קטן, קיים מגוון שונה של סיכונים עבור קרנות מזומן קטנות לעומת קרנות אחרות בתוך הארגון.
הלוואות אישיות
עובד שיש לו גישה לקרן מזומנים קטנה יכול לחשוב שזה מקובל להשתמש בקרן כמו הלוואה לטווח קצר הלוואה אישית, לוקח כסף מהקרן לשלם חשבונות או לכסות הוצאות אישיות אחרות עד שהוא מקבל תשלום. עסקאות כאלה לא נרשמות ויכולות להוביל גניבה גלויה של כספי מזערי קרנות. לכל הפחות, הכספים אינם זמינים לשימוש לגיטימי במהלך תקופת ההלוואה של העובד.
לבדוק מזומנים
כאשר קופת מזומנים זעירה שוכנת בחשבון בנק, עובד עם גישה לחשבון עשוי לנסות להפקיד בדיקות אישיות כנגד החשבון. הבנקים עשויים להיות מדיניות במקום למנוע פיצוי של בדיקות אישיות, אך הסיכון כי העובד יהיה במזומן המחאה כי יש מספיק כסף קיים. כאשר המחאה הרעה חוזרת, הכספים נמשכים מקופת המזומנים הקטנה, דבר הגורם לסיבוכים עד שהמצב יתוקן.
רישום הוצאות
מאחר וקופת מזומנים זעירה עוקפת את נהלי הדיווח הרגילים על ההוצאה בתוך הארגון, הסיכון לגידול בכספי הכספים הקטנים גדל. שמירה על ספר החשבונות או תיעוד של תשלומים במזומן קטנטן עם הקרן מגדילה עוד יותר את הסיכון של misappropriation. אין לתעד את הקופה של כספי המזומנים הקטנים במזומן הזעיר, ואין להחזיק אותו בידי מי שיש לו גישה לקופת המזומנים הקטנה. לאחר עוד רישום ההוצאות צד מסייע במניעת ניצול לרעה של הקרן.
גישה לא מורשית
קרנות מזומן קטנות הן נכסים נזילים, ולכן גישה הכסף הזה צריך להיות מוגבל לאדם אחד, כדי למנוע קסטודיאנים מרובים שיכולים להאשים אחד את השני על קרנות חסר. השומר היחיד של קרנות המזומנים הקטנות צריך להיות אחראי לשמירה על הכסף במקום בטוח. התיבה שהכסף יושב בה צריך לנעול - מגירה של קופאי היא אופציה הגיונית - כדי לסייע בהרתעת גישה לא מורשית. כדי להבטיח את קופת המזומנים הקטנה, יש לשמור את הקופסה במקום בטוח, כגון ארון נעול, מגירת שולחן או כספת, שרק לקופתו של קופת המזומנים הקטנה יש גישה אליה.
