כל אחד יכול להעריך את מראהו של מנהל עסוק ורמה גבוה, היושב מאחורי שולחן גדול ללא כל פיסת נייר, שלא לדבר על גרגר אבק. ההופעות מראות את המציאות, כי ההנהלה היא כנראה עסוקה בדיוק כמוך, אבל הוא מצא דרך לארגן את עומס העבודה במשרד שלו. אתה יכול, גם, כל עוד אתה מפתח מערכת שעובדת בשבילך. משמעות הדבר היא שימוש בכמה טכניקות "מנוסות-אמת" תוך דחייה של אחרים.כמו מנהל בכיר ברמה גבוהה, זכרו שאתם אחראים ושהוא מחייב אתכם להשתלט על עומס העבודה שלכם לפני שהוא ישתלט עלייכם.
להקים מערכת תיוק - אלקטרוניים ונייר - כך שתוכל מיד להפקיד עם מידע לאחר שתסיים לבדוק את זה. אנשי עסקים רבים הם "מעריצים הורים", כלומר הם נוטים לצבור ערימות של נייר, כי בסופו של דבר להציף אותם. התחייב לעבוד על פרויקט ולאחר מכן, בסיום, מיד את הקובץ. עבור קובצי נייר, הקם מערכת קבצים עם קידוד צבעוני, כאשר כל צבע מציין משמעות משמעותית עבורך. לדוגמה, יש ליישם מערכת היררכית של שלושה צבעים שבה פירושו של ירוק "עדיפות גבוהה", צהוב פירושו "עדיפות מתונה" ואדום פירושו "עדיפות נמוכה". לחלופין, כדי לצמצם את מספר הקבצים על שולחן העבודה שלך, השתמש במערכת דו-צבעית. בצע את אותו לוגיקה כדי ליצור מערכת תיוק במחשב.
יצירת רשימת מטלות יומי ולשמור את זה איתך בכל עת כדי לשמור על התמקדות ועל המסלול. לחצות משימות כמו שאתה להשלים אותם. כמו כן, לשמור על לוח השנה איתך בכל עת, צולבים התייחסות שני לפי הצורך. סקור את רשימת המטלות שלך בסוף כל יום ואת תחילתו של כל יום חדש כדי למלט את החובות היומיות שלך בראש שלך.
קבע את גבולות הזמן ואת מועדים עבור כל המשימות הללו, להיות אופטימי אבל גם מציאותי. להיות ערניים במיוחד על הזמן שאתה להקצות לקריאה ומענה להודעות דוא"ל, שכן זה מאוד קל לקבל נשאב לתוך "זמן רב מערבולת הדוא"ל". תג את הודעות הדוא"ל שלך עם "עדיפות גבוהה" הודעות כדי לעזור למקד את המאמצים שלך - ו ואז להחליט אם להגיב בהתאם.
להתחיל שיחות טלפון ופגישות עם הערכה של משך שלהם - ולאחר מכן לצפות השעון מקל על התוכנית. אנשים יכבדו את המשמעת שלך אם אתה אומר משהו כמו: "כפי שאני יודע כולנו עסוקים, בוא ננסה כמיטב יכולתנו כדי לשמור על שיחת טלפון או פגישה עד 30 דקות."
הגדר גבולות עבור עמיתים לעבודה אשר עשויים לנסות לכרות אותך בארוחת צהריים ממושכת או שיחה ממושכת על תאריך עיוור שלהם נורא בלילה הקודם. בעוד כמה אינטראקציה חברתית חשובה לבניית מערכות יחסים בין עמיתים לעבודה, להיות זהיר כי זה לא יוצא מכלל שליטה לזרוק curveball לתוך יום העבודה שלך מובנה היטב אחרת.
בדוק מחדש את ריבוי המשימות. אתה יכול לחשוב כי מדבר בטלפון, כתיבת דוא"ל וסקירה של הצעה שיווקית עושה לך עובד סופר, אבל, למעשה, אתה יכול להיות diffusing את תשומת הלב שלך והם במקום להיות פרודוקטיבי. אם אתה חייב, לכפות את עצמך כדי למקד את תשומת הלב שלך על משימה אחת בכל פעם ולהשוות את התוצאות למצב ריבוי משימות של ארגון עומס העבודה שלך.
להעריך את עומס העבודה הנוכחי שלך לפני הסכמה לקחת על עצמו אחריות חדשה. למרות עובדים רבים מניחים כי הם צריכים להגביר ולעולם לא אומר לא לבקשות כאלה, לשקול היטב אם יש לך זמן להשלים את המשימות ואם הם יכולים להיעשות על פי הסטנדרטים הגבוהים שלך.
התייעץ עם המפקח שלך כדי לוודא שאתה על המסלול הנכון עם התוכנית שלך כדי לארגן את עומס העבודה במשרד שלך. בדוק את "תכנית הפעולה" שלך ובקש משוב.
