אם אתה מוצא את עצמך מבלה שעות מחפש מסמך מסוים או קובץ, זה עשוי להיות הזמן לתקן את המערכת הארגונית של המשרד שלך. אם יש לך קבצים ותיקיות רבים, זה עלול לקחת קצת זמן לעבור ולארגן את כולם. עם זאת, בסופו של דבר זה יהיה שווה את זה, כי אתה יודע בדיוק איפה למצוא את הכל. אם אתה מרגיש overwhelmed להתמודד עם כל המשרד בבת אחת, נסה לעבור רק שטח אחד ביום עד שתסיים.
פריטים שתצטרך
-
תיבת דואר נכנס / דואר יוצא
-
קבצים
-
תיקיות
-
תוויות
-
ארון תיוק / תיוק תיוק
הצב תיבת דואר נכנס ותיבת דואר יוצא באחת מפינות השולחן שלך. שמור את כל החשבונות היוצא, הודעות ופריטים אחרים להיות בדואר או להפיץ את תיבת הדואר היוצא. להפיץ את הפריטים האלה מדי יום. מקום קבצים נכנסים, מסמכים ודואר בתיבת הדואר הנכנס. כמו כן, מדי יום לפעול על פריטים אלה או קובץ; ולכן, הם לא יהפכו לעומס.
צור קטגוריות עבור הקבצים והתיקיות שלך. אלה ישתנו, בהתאם לסוג העסק שלך. קטגוריות מסוימות עשויות לכלול תוויות ברורות, כגון לקוחות, פרטי מס, ספקים ופרויקטים עתידיים. התמקד בסיווג כל המסמכים לקטגוריות גדולות אלה.
לשבור את הקטגוריות הגדולות לתוך קטגוריות משנה קטנות יותר, אם רלוונטי. לדוגמה, אם לעסק שלך יש לקוחות, צור תיקייה אחת עבור כל לקוח. אם המסמכים של הלקוח הם רבים מדי כדי להתאים לתיקייה אחת, לשבור את הקטגוריה הזו עוד יותר. הפרד את הקובץ של הלקוח לתיקיות שונות עבור סוגים שונים של מסמכים.
תייג את כל הקבצים שלך. CNN Money ממליצה תיוג קבצים לפי איך סביר לחפש אותם. לדוגמה, במקום לתייג קובץ "מוסתר 27G-28A", תווית "חשבוניות" או קטגוריה דומה מתאימה. זה מאפשר למצוא מסמכים במהירות.
מניחים את כל המסמכים שלך בארון תיוק, תיוק תיוק או קיבול דומה. אם יש לך קבצים רבים, שמור את אלה שאתה משתמש לעתים קרובות ביותר ליד שולחן העבודה שלך. אם אתה מפעיל את שטח המשרד, לשמור קבצים אתה יכול להשתמש רק פעם בשנה בתא אחסון נפרד בארון או בחדר אחר לחלוטין.
שמור ערימה נפרדת של מסמכים המיועדים לאשפה בעת מיון קבצים. בזמן גריסה מסמכים ישנים ולא רלוונטיים הוא המפתח לשמירה על משרד מאורגן. אם אינך בטוח אם אתה יכול להשליך מסמך, לייעד תיקייה אחת לאשפה אפשרית ולשמור את המסמך הגיש שם עד שאתה יכול לגרוס.
