אנשים רבים חושבים פקידת קבלה ומזכירה יש את אותה עבודה, אותן תחומי אחריות ואת שתי כותרות העבודה הן להחלפה. הסיבה שאנשים מחזיקים בהנחה זו היא כי גם מזכירות פקידים הקבלה לעתים קרובות טלפונים לבצע משימות פקידותיות. שתי העבודות שונות לחלוטין, שכן למזכירה ולפקיד קבלה יש תפקידים ודרישות שונים.
מזכיר
תפקידיה של מזכירה משתנים לפי סוג המזכיר וגודל הארגון. המגמות העסקיות השתנו עם ההתקדמות הטכנולוגית. בעבר, לכל מנהל היתה מזכירה משלה. בגלל הדוא"ל ודואר קולי אוטומטי, מזכירה יכולה לעבוד עבור כמה מנהלים. בחברה קטנה יכולה להיות מזכירה אחת לכל המנהלים. היא מטפלת בכל הדואר, פגישות הזמנים, הזמנות אספקה עונה לטלפון. אם המזכירה עובדת רק למנהלת אחת או שתיים, היא מקבלת לעתים קרובות חובות נוספות הדומות לאלה של מנהל. לדוגמה, מזכיר משאבי אנוש יכול לבדוק הפניות. מזכירה בדרך כלל חייב לפחות תעודת בגרות, ומשרדים רבים מעדיפים לשכור את בעלי תואר אמנויות ליברליות, הכשרה מזכירות או תואר או הסמכה מבית הספר לתמיכה ניהולית. למזכירה יש גם מהירות הקלדה מהירה, ידע במחשבים ותקשורת וכישורי אנשים, דוחות של אוניברסיטת סטייט.
פקידת קבלה
פקידה הקבלה היא מי אתה רואה הראשון כאשר אתה נכנס לתוך הדלת של העסק. פקידת הקבלה מקבלת אורחים, עונה לטלפון, כותבת מכתבים ומסמכים ושומרת על אזור הקבלה נקי במהלך יום העבודה. פקיד קבלה יכול גם לחתום על המבקרים ולצאת העסק, למיין דואר, לשמור על נוכחות נוכחות העובד ו הגהה מכתבים, דוחות ודוא"ל. תעודה תיכונית הוא העדיף בדרך כלל. אבל, אם אתה חכם ויש להם התנהגות ידידותית ומראה, מעסיקים לעתים קרובות ערך תכונות אלה על החינוך הפורמלי. חלק מהחברות מציעות הכשרה בזמן העבודה לקובעי קבלה, על פי אוניברסיטת המדינה.
הבדלים באחריות העבודה
חלק מחובתו של פקיד הקבלה הוא לברך את המבקרים בחברה; מזכיר הוא בדרך כלל לא אחראי על ברכת המבקרים. מזכירה עשויה לקבל את פני המבקרים, אבל רק אם הם מבקרים אחד המנהלים המיוחדים שהמזכיר עובד עבורם. המזכירה פועלת במיוחד עבור מנהל אחד או יותר. פקידת הקבלה מייצגת את כל החברה ואינה פועלת במיוחד תחת איש. למזכירה יכולות להיות תפקידים נוספים, כגון תזמון פגישות, הזמנת אספקה, סידור נסיעות וטיפול במזומנים קטנים. הוא יכול גם לקבל אחריות נוספת בהתאם לסוג שלו, כגון משפטי, פיננסי או שיווק. האחריות של פקידת קבלה היא כללי - ברכה, מענה לטלפונים, מיון דואר ואחריות קטנה אחרת כפי שנקבעו על ידי החברה, על פי אוניברסיטת המדינה.
הבדלים אחרים
שולחן הקבלה של המשרד נמצא לעתים קרובות באזור הגלוי ביותר של החברה. היא האדם הראשון שאתה רואה כשאתה נכנס לחברה. משרדו של המזכיר או האזור נמצא לעתים קרובות ליד המנהלים שהיא עובדת בהם. כמו כן, מזכירה בדרך כלל נדרש לפחות תעודת בגרות ואפילו תעודת מכללה או תואר. עבור פקידה קבלה, תעודה בתיכון הוא העדיף אבל לא תמיד נדרש. החל בשנת 2009, השכר השנתי הממוצע עבור פקידים פקידים מידע היה 26,010 $, השכר השנתי הממוצע המזכירות ברמה נמוכה יותר היה 31,060 $ ואת השכר השנתי הממוצע עבור מזכירות מנהלים ועוזרים מנהליים היה 44,010 $, על פי הלשכה לסטטיסטיקה העבודה.
