עסק אחד יכול להיות מספר תפקידים כדי לשמור על פעולות הולך בצורה חלקה ולשמור על העובדים מאושרים. שני תפקידים אלה הם מזכירות ומנהלי משרדים והם שונים מאוד באחריות, היקף, חינוך ושכר. בעוד מנהל המשרד פועל בשיתוף פעולה הדוק עם פעולות פנימיות, מזכירות משרתים הן את המנהלים והן את החברה, במיוחד אם המזכיר לוקח על עצמו פקידים קבלה כללית.
מזכיר תיאור התפקיד
מזכירות לבצע שני תפקידים חיוניים, מתן תמיכה למנהלי המשרד או למנהלים וביצוע משימות הקבלה הבסיסית. הם עונים לטלפונים, לתזמן פגישות ומפגשים ולכתוב דוחות או מסמכים בשם מנהלים ומנהלים, לטפל בדואר נכנס ויוצא, ולעדכן מסמכי תוכנה בעת הצורך. חובות בפועל עשוי להשתנות בהתאם למיקום המדובר, כמו מזכירות משפטית עשוי לטפל בירורים מלקוחות משפטיים ועדכון תיקיות המטופל בסביבה רפואית.
תיאור תפקיד מנהל
מנהל המשרד אחראי על פיקוח והכוונה של עובדים בסביבת המשרד. מנהלי המשרד מכירים את המטרות של העסק והמחלקה הנתונה, ולכן עליהם לוודא שכל העבודה המבוצעת על ידי העובדים עומדת בהנחיות העסקיות, ביעדים ובתקנים. מנהלים מסוימים מייצגים משימות, הקצאות ופרויקטים לעובדים העובדים במחלקה מסוימת. מנהלי משרד חייבים גם לדבוק בתקציבים שנקבעו על ידי מחלקת החשבונאות ולעמוד במועדים שנקבעו.
דרישות חינוכיות
מזכירה לעתים קרובות יש תעודת בגרות. הכשרה נוספת על העבודה מסופק, כך המזכיר לומד את הפעילות הפנימית של העסק מקבל להשתמש במערכת המחשב במהלך תקופת האימון. המזכירות המשפטית והרפואית עשויה לדרוש הסמכה נוספת מהאגודה הארצית של מזכירים משפטיים או מהאיגוד הבינלאומי של אנשי מקצוע מינהליים. למנהלי המשרד יש לעיתים קרובות הכשרה על-תיכונית בניהול משרדי או בשירותים מנהליים או בתמיכה. חינוך על-תיכוני עשוי לכלול תואר ראשון או תואר עמית.
הפרשי שכר
מאחר ומנהלי המשרד בעלי רקע חינוכי נרחב וניהלים עובדים אחרים במשרד, הם מקבלים משכורת גבוהה יותר ממזכירות, על פי נתוני השכר שפורסמו על ידי משרד העבודה האמריקני. נכון לשנת 2008, מנהלי משרדים ומפקחים עובדים הרוויח סביב 45,790 $ בשנה, בעוד מזכירות הרוויח חציון של 25,240 $ בשנת 2010. משכורות מובטחות להרוויח 36,910 $ בשנה, עדיין נופל הרבה מתחת לממוצע עבור מנהלי המשרד.
