כיצד לנהל משרד מכתבים

מאמר של Business Week ביוני 1975 הציג את הרעיון של המשרד ללא נייר. עם זאת, משרדים עדיין להשתמש בנייר במקרים רבים, כמויות גדולות של מוצרי נייר. ועם הצמיחה של עסקים הביתה ומשרדי הביתה, יותר ויותר נייר נמצא בשימוש. ניהול אחראי של נייר מכתבים במשרד לא רק כרוך לדעת מה לקנות ואיפה לאחסן את נייר מכתבים, אלא גם כיצד לצמצם את השימוש בו, איך לעשות שימוש חוזר נייר מכתבים הישן וכיצד למחזר נייר מכתבים.

פריטים שתצטרך

ציוד מכתבים
מקום אחסון

קח את המלאי של מה נייר במשרד כבר יש על ידי ביצוע רשימה של כל סוג (קבצים, כריות נייר, נייר מכתבים, וכו ') ואת כמות של כל אחד. תראו את שטח אחסון נייר מכתבים המיועד אם יש אחד, ולשאול אנשים מה יש להם בשולחנות שלהם.

שאל אנשים אילו סוגים של נייר מכתבים הם משתמשים כיום וכמה הם מעריכים שהם ישתמשו בשלושת החודשים הקרובים. התחל רשימת אב. כמו כן, לברר מה אנשים נייר מכתבים רוצה זה עדיין לא זמין להם.

השווה את רשימת המאסטר של מה אנשים יצטרכו בשלושת החודשים הקרובים לרשימה של נייר מכתבים כבר זמין במשרד.

שקול שימוש חוזר נייר מכתבים כי הוא בשימוש חלקי בלבד. גזור נייר שיש לו כתיבה או צילום בלבד בצד אחד ולאגד או קליפ זה ביחד כדי ליצור פנקסים. הפץ כרטיסי ביקור ישנים לאנשים שיציינו הערות או רשימות. השתמש במעטפות ישנות כדי להחזיק קבלות או כתיקיות קבצים. עודד אנשים לפתח דרכים משלהם לשימוש חוזר בנייר.

בחר היכן לרכוש את ציוד מכתבים על ידי השוואת מחירים. בדוק אם הספקים מציעים הנחות עבור רכישות בתפזורת והאם הם מציעים כרטיס הקונה תכופות לחיסכון נוסף. השווה מחירים עבור החברה מודפס נייר חברה מותאם אישית. המחירים של מדפסת מקומית עשויים להיות דומים לזה של חנות גדולה של נייר מכתבים.

הגדר מקום לאחסון נייר מכתבים של המשרד. זה יכול להיות ארון או סתם מגירה בארון תיוק. להחליט על שיטה כיצד עובדי המשרד יהיה לגשת נייר מכתבים. אם נייר מכתבים יהיה נשלט, להקצות אדם אחד כדי לשמור על המפתח ולפתח מערכת שבה אנשים חייבים לחתום על כל נייר מכתבים שהם לוקחים. לסדר את נייר מכתבים בחלל, לשמור פריטים דומים יחד.

הגדרת לוח זמנים כדי לבדוק באופן קבוע את מלאי נייר מכתבים לסדר מחדש אספקה. הצטרף כמנוי ל ידיעונים של הספקים שלך כדי להישאר מעודכן לגבי כל קידום מכירות או מכירות.