כאשר המכירה נעשית, אלא אם הלקוח משלם באופן מיידי עבור המוצר או השירות, הרכישה נקבעת כחייבים חייבים שהלקוח חייב. חשבונות חייבים הם קונים כספיים שחבים לחברה ואשר נמצאים במאזן כזרם נכס.
חובות חייבים
תנאי התשלום עבור לקוח נרשמים, בדרך כלל במערכת חייבים אוטומטיים. עבור רוב החברות, התנאים הם סטנדרטיים. תקן נפוץ אחד הוא "30 יום נטו", כלומר, התשלום הכולל הוא בשלושים ימים. רוב התנאים כוללים תשלום מאוחר, אם החשבונית אינה משולמת בזמן. חיובי תשלום מאוחר יכול להיות אחוז מהסכום המוטל או תשלום שטוח מאוחר בתשלום, או שילוב של שניהם.
חשבונית
בהתאם לתנאים של לקוח / ת, המערכת יוצרת חשבונית ונשלחת ללקוח. חשבוניות נשלחות ללקוח מראש לתאריך היעד לתשלום כדי לתת ללקוח זמן לביצוע תשלום. חברות רבות להדפיס חשבוניות בדואר על בסיס שבועי.
בקשה לתשלום
כאשר התשלומים מתקבלים, הם נרשמים ונכנסים למערכת אוטומטית או נרשמים באופן ידני על גיליון החשבונות. תשלומים מוחלים כנגד הסכום הכולל שהלקוח חייב, מנוכה מהסכום המגיע ומחושב כדי להציג את היתרה שנותרה.
הודעה על איחור בתשלום ודיווח
עבור תשלומים שלא בוצעו לאחר המועד לתשלום, לקוחות נשלחים הודעה על תשלום מראש.
כדי לספק ניהול חשבונות חייבים עם מידע על כסף owed ולא שילם, "גיל" חשבונות חייבים דו"ח נוצר. דוח "ישן" מציג את סך כל החובות המגיעים לטווח תאריכים. לדוגמה, הדוח מציג סכום של 30 דולר לאחר המועד האחרון, 60 הימים שחלפו, ו -90 הימים שחלפו.
האחראי על הקרנת זרימת המזומנים לתוך העסק משתמש דו"ח חשבונות חייבים ומידע יישום התשלום כדי להראות את הכסף שנאסף וכאשר תשלום נוסף נובע. מידע זה משמש לקביעת הכספים הזמינים לניהול העסק ואם יש צורך בכספים נוספים ממקורות כספיים, כגון בנקים ללוואות לטווח קצר.
אוספים
החייבים שחלפו בשלבים עוקבים על ידי מחלקת חשבונות חייבים (עבור חברות קטנות) או מחלקת אוספים. מנהל אוספים בודק בעבר את הכסף ואת פעילותם של אספנים כגון מספר שיחות אוסף שבוצעו ואת הסכום שנאסף.
אוספים פעילויות ניתן outsourced לסוכנות אוסף אם חברה בוחר לא לעשות אוספים בבית. אם אוספים בתוך הבית אינו מוצלח, uncollectibles ניתן outsourced.
