נהלים חשבונאיים של מלון מסייעים לחברה בענף האירוח להכין דוחות כספיים מדויקים המתאימים לתקנות ולכללים חשבונאיים. תקנות אלה כוללות תקני דיווח כספי בינלאומיים (IFRS) ועקרונות חשבונאיים מקובלים בארה"ב (GAAP). הם מתייחסים גם לתקנות ניירות ערך של רשות ניירות ערך (SEC) וחשבונאות חברה ציבורית (PCAOB).
הכנסות והכנסה
תקנות ה- SEC ו- PCAOB מחייבות חברת אירוח להקים בקרות נאותות ופונקציונליות במערכות ההכנסה וההכרה בהוצאות (הקלטה). ההכנסה היא הכנסה שמייצר מלון על ידי מתן שירותים או שכירת חדרים. דוגמה לפריטי ההכנסה כוללת דמי הזמנת אורחים וחיובים לחדר. רואה חשבון במלון מזכה חשבון הכנסות כדי להגדיל את הסכום שלו והיא מחייבת אותו כדי להפחית את יתרת החשבון. הוצאה היא עלות או הפסד שמקבל המלון במתן שירותים או שכירת חדרים. ההוצאות עשויות להיות קשורות למשכורות, למחירי מזון ומשקאות ושירותים. מנהל חשבונות של המלון מחייב חשבון חשבון כדי להגדיל את הסכום שלו והוא זיכויים זה כדי להפחית את יתרת החשבון. חברת אירוח מדווחת על הכנסות והוצאות בדוח רווח והפסד.
רישום נכסים והתחייבויות
על מנהל המלון ליישם קווים מנחים נאותים במערכות רישום הנכסים וההתחייבויות, שכן פריטי הנכסים וההתחייבויות מצביעים על איתנותה הפיננסית של החברה. פריטים אלה משקפים הון חוזר של החברה או זמינות מזומנים לזמן קצר (הון חוזר שווה לנכסים שוטפים בניכוי התחייבויות שוטפות). נכס הוא משאב שבבעלות המלון, כגון מזומנים ומלאים (נכסים לזמן קצר) או נכסי מקרקעין (נכסים לזמן ארוך). התחייבות היא חוב אשר המלון חייב לפרוע כאשר הוא מגיע או הבטחה פיננסית עליו לכבד בזמן. התחייבות לטווח קצר הינה חוב שחברת אירוח חייבת לפרוע תוך שנה או פחות, בעוד שחוב לטווח ארוך צפוי להימשך לאחר שנה. מנהל חשבונות של מלון מחייב חשבון נכס כדי להגדיל את הסכום שלו והיא זיכויים זה כדי להפחית את יתרת החשבון. ההפך הוא הנכון עבור חשבון אחריות. מלון מדווח על נכסים והתחייבויות במאזן שלו.
דיווח כספי
תקנות ונהלים חשבונאיים, כדוגמת כללי חשבונאות מקובלים בארה"ב ו - IFRS וכן תקנות SEC ו- PCAOB, מחייבים חברת אירוח לדווח על דוחות כספיים "הוגנים" ומלאים בסוף כל רבעון או שנה. במינוח החשבונאי של המלון, "הוגן" פירושו מדויק או אובייקטיבי. סדרה שלמה של דוחות כספיים כוללת מאזן (הידוע גם בשם דוח על המצב הכספי,) דוח רווח והפסד (דוח רווח והפסד,) דוח על תזרימי מזומנים ודוח רווח והפסד (המכונה גם דוח רווח והפסד).
