דו"ח חקירה עשוי להיכתב על ידי קצין משטרה או דמות רשות ציבורית אחרת, אשר מקבלת הודעה ממישהו שמגיש תלונה. דוח החקירה מסייע לקצין לעקוב אחר פרטי התלונה, כך שניתן יהיה לחקור אותה ולעקוב אחריה במועד מאוחר יותר. האדם שכותב את דו"ח החקירה לא יכול להיות אותו אדם שעוקב אחריו, כך פרטים נוספים אתה כולל את הדו"ח שלך, כן ייטב.
רשום את תאריך התלונה בראש הדוח, יחד עם מספרי הסימוכין הרלוונטיים.
הסבר את מהות התלונה המדווחת בקצרה. זה כולל את מי, מה, מתי והיכן.
רשום את כל הפרטים שסופקו לך על ידי האדם שמגיש את התלונה. הפרטים עשויים לכלול את הטענות והסיבות לכאורה של התלונה או הפרטים שצריכים להיות מאושרים במועד מאוחר יותר.
כלול פרטים שסופקו על ידי עדים אחרים בדו"ח. רשום הערה כאשר פרטים אלה סותרים את אלה שסופקו על ידי האדם הראשון שהגיש את התלונה.
ציין את סיפורו של הצד הנגדי. הצד הנגדי לתלונה צריך תמיד להתייעץ, ואת הפרטים שסופקו צריך להיות רשום במדויק על מנת להבטיח את הדו"ח הוא הוגן ומאוזן.
רשום את כל הראיות שאספת בכל הנוגע לנושא דוח החקירה שלך.
עדכן את הדוח ככל שהחקירה נמשכת. אם נמצאו ראיות חדשות או אם הפרטים הוכחו מדויקים או לא מדויקים, הוסף מידע זה לדוח החקירה.
הקלד את הדוח. רבים מן ההערות הראשוניות שלך בנוגע לתלונה עשויות להיות כתובות בכתב יד. עם זאת, עם השלמת דו"ח החקירה, הקלד אותו באמצעות תוכנית עיבוד תמלילים.
