לכל מעסיק יש חובה מוסרית ומשפטית להגן על העסק ועל עובדיו הן מפני התנהגות בלתי חוקית והן מעשים שיוצרים סביבת עבודה עוינת. ביצוע חקירה בכל פעם שאתה מקבל תלונה או שיש סיבה להאמין עובד הוא בהתמודדות עם התנהגות בלתי הולמת היא חיונית כדי למלא את האחריות. אלא אם כן יש לך סיבות חוקיות שלא לעשות זאת, יודיע לגורמים המעורבים כי חקירה תתבצע היא צעד ראשון נפוץ.
תזכיר תזכורת פנימית
למרות שאתה יכול לנסח את המכתב באמצעות תזכיר או מכתב מכתב עסקי, תזכיר הוא נפוץ יותר עבור תקשורת פנימית. בנוסף, הכותרת או שורת הנושא האופייניים במזכר יכולים להפוך את הפורמט הזה ליעיל יותר. מלבד שורת הכותרת, תזכיר כולל גם את התאריך, את שמו של כל נמען ואת שם השולח וכותרתו. שמאל ליישר שטח יחיד כל פיסקה בגוף של תזכיר ולהשתמש רווח כפול בין פסקאות. לכלול סימונים מיוחדים לסמן את התזכיר כסודי וכדי לציין אם התזכיר כולל כל קובץ מצורף או מארזים.
העובד הנאשם
להודיע לנאשם בכתב לפני תחילת החקירה. מכתב החקירה צריך להסביר את הטענות בפירוט רב ככל האפשר, כולל שמות, תאריכים ונסיבות. תאר את תהליך החקירה, תזהה את הזכויות המשפטיות שיש לנאשם, ותאמר לנאשם שיש לו הזדמנות לספר לצד שלו את הסיפור הן בכתב והן במהלך ראיון אישי. תגיד את האדם אם זה "עסקים כרגיל" או אם התפקיד שלו או חובות עבודה דורשים שינוי עד תום החקירה.
הודעת התראה ממתינה
כלול את המפקח המיידי של העובד ומנהל המחלקה בהודעה ראשונית. על המכתב להסביר את מהות החקירה הממתינה והיקפה. בנוסף, על המכתב לקבוע צעדים שיש לנקוט לפני תחילת החקירה, כגון טיפול חשבונאי בשמירה על נכסים עסקיים או רכושם או שינוי חובותיו של העובד. לבסוף, המכתב צריך לציין אם מפקחים ומנהלים ישתתפו בחקירה, ואם כן, להגדיר תפקידים ספציפיים ואחריות.
חקירת מכתבים
מכתבים גם צריך ללכת לכל מי שאתה מתכוון לראיין כמו החקירה ההכנסות. עם זאת, שלא כמו הודעה בהמתנה חקירה, אשר עשויים לכלול יותר נמען אחד, הודעות הראיון צריך לכלול נמען יחיד בשורת הכתובת לא משנה כמה מכתבים אתה שולח. במכתב לא יפורטו פרטים ספציפיים, אך במקום זאת נאמר כי העובד יכול להתראיין כחלק מחקירה מתמשכת, לספק את שמו של האדם שינהל את הראיון ויציין ציפייה מלאה. בנוסף, המכתב צריך לציין את התזכיר הוא מידע סודי ולא מתאים לדיון בין משרדי.
