לאחר הקלטת עסקאות פיננסיות כל חודש, צוות הנהלת חשבונות צריך לבצע את תהליך הסגירה על מנת לסיים את הרשומות הפיננסיות לחודש ולהכין את החשבונות לחודש הבא. כל עסק משתמש בחשבונות זמניים, או בחשבונות הכנסות והוצאות, המאפשרים לחברה לרשום את סך הפעילות בחשבונות אלו עבור החודש. מטרת תהליך הסגירה היא לסגור את היתרות בחשבונות אלה, מה שמאפשר להם להתחיל עם יתרת אפס בחודש הבא. תהליך הסגירה של מחזור החשבונאות מורכב מארבע שלבים.
הכנסות סגורות
השלב הראשון בתהליך הסגירה כולל סגירת כל חשבונות ההכנסות. רואה החשבון בודק כל חשבון הכנסות ומזהה כל חשבון עם יתרה. חברות רשומות את כל העסקאות באמצעות חיובים וזיכויים. חשבונות הפדיון שומרים על יתרות אשראי רגילות. רואה החשבון מסיר את ההכנסות על ידי חיוב כל חשבון עבור יתרת הסוף. רואה החשבון מזכה חשבון בשם סיכום הכנסות עבור סך החיובים שנרשמו בחשבונות ההכנסות.
הוצאות סגורות
השלב השני בתהליך סגירה כרוך לסגור את כל חשבונות ההוצאות. רואה החשבון בודק כל חשבון חשבון ואת חשבונות עם יתרה יותר מאפס. חשבונות חשבון שומרים על יתרות חובה רגילות. רואה החשבון סוגר את ההוצאות על ידי זיכוי כל חשבון עבור יתרת הסוף. רואה החשבון מחייב חשבון הנקרא סיכום הכנסה עבור סך כל הזיכויים שנרשמו בחשבונות ההוצאות.
סגור סיכום הכנסות
חשבון סיכום ההכנסות קיים רק במהלך תהליך הסגירה לצורך איפוס חשבונות ההכנסות וההוצאות. לאחר סגירת חשבונות אלה, על רואה החשבון לסגור את חשבון סיכום ההכנסות. רואה החשבון קובע את היתרה בחשבון זה על ידי סקירת שני ערכי הסגירה הראשונים. הרווח הנקי המדווח בדוח רווח והפסד שווה להכנסות בניכוי הוצאות, ויש להשוות את היתרה בחשבון סיכום ההכנסות. אם לחשבון 'סיכום הכנסות' יש יתרת חובה, על רואה החשבון לקבל קרדיט בחשבון זה עבור היתרה והרווחים ששולמו. אם לחשבון סיכום ההכנסות יש יתרת זכות, על רואה החשבון לחייב חשבון זה עבור היתרה והאשראי שנותר.
סגור דיבידנדים
הכניסה הסופית בתהליך הסגירה מתייחסת לדיבידנדים שהוכרזו במהלך התקופה. דיבידנדים מייצגים תשואה להון ומתחילים באפס כל תקופה. לדיבידנדים יתרת חובה רגילה. רואה החשבון סוגר את חשבון הדיבידנד על ידי זיכוי חשבון דיבידנד וזיכוי רווחים שמורים בגין היתרה.
