פירוש המדיניות העסקית כרוך בדרך כלל בהסבר נהלי החברה, שנכתבו לעתים קרובות בשפה ביורוקרטית, ללקוחות שכבר נרגזים ומוטרדים. על ידי ההכרה בתסכול שלהם ובשימוש בשפה פשוטה ופשוטה לתיאור מה שנדרש מהלקוח כדי להמשיך, נציגי שירות הלקוחות יכולים לפזר מצב מתוח, למקסם את ההזדמנות לנהל עסקה מוצלחת ולספק מידע למידע אחר, כגון חוברות, קישורים לאתר ומספרי טלפון אחרים לקבלת עזרה ותמיכה.
גבה את המדיניות העסקית על ידי תיאור האופן שבו היא מסייעת לייעל עסקאות עסקיות המסייעות ללקוחות בטווח הארוך. ספק פרטים על השינויים שחלו במדיניות הקודמת, כדי להפוך את המדיניות הנוכחית ליתרון יותר במונחים של רווחים ארוכי טווח. לצטט כל החוקים, מחקרים שנערכו, משוב לקוחות שהושגו או שיטות עסקיות קונבנציונאלי כי לחזק את יישום בפועל העסקי.
לערב לקוחות בפרשנות של כל מדיניות עסקית. בקש משוב על אופן ההשפעה של הכללים על העסק שלהם. לדוגמה, הקלט קלט עם סקרים מקוונים באמצעות יישומי תוכנה חופשית כגון Qualtrics, Zoomerang או SurveyMonkey. פרסם את הממצאים שלך כדי שלקוחות יוכלו לראות שלקחת את המשוב שלהם ברצינות ובכוונתך לפעול בהתאם להצעות שלהם. לדוגמה, צמצום שעות שירות הלקוחות עלול להשפיע לרעה על העסק של הלקוח, אך להפחית את העלויות הכוללות, ולכן היתרונות של מדיניות כזו חייב להיות ברור או חוסר שביעות רצון מתרחשת.
הסבר חלופות. אם הפרשנות הנוכחית של המדיניות העסקית עבור הארגון שלך לא מאפשרת ללקוח לעשות איתך עסקים, בדוק אפשרויות, במיוחד אם חשבון הלקוח מציג הזדמנויות רווחיות או מראה נאמנות משמעותית. הימנע נזק למוניטין של החברה שלך על ידי נקיטת עמדה איתנה מבלי להתחשב אפשרויות אחרות. לדוגמה, להציע אפשרויות אחרות לטיפול בפניות לקוחות, כגון טכנולוגיית מדיה חברתית, כולל ויקי, בלוגים ופורומים. לחנך לקוחות על הזדמנויות הכשרה ומשאבים הזמינים באתר החברה כדי לדחות ולקזז אי שביעות רצון עם המדיניות העסקית.
השאירו פרשנות קפדנית ליישום אם הלקוח מתנגד. להציע תאריך יישום המאפשר ללקוח להתרגל למדיניות החדשה שלך ולאכיפת מדיניות נוכחית. לדוגמה, ודא שיש תיעוד נאות ומערכות תמיכה מקוונות לפני ביטול התמיכה הטלפונית במוצרים ובשירותים. הבטחת שביעות רצון הלקוחות כרוכה בכך שמנגנוני תמיכה חדשים עומדים בצרכים של לקוחות קיימים ושל לקוחות עתידיים כאחד. לספק סמינרים, הכשרה, סדנאות וצורות אחרות של תמיכה על פירוש המדיניות העסקית של החברה שלך לפני סיום שירות המשפיע על העסק של הלקוח.
