כיצד לתכנן שיחת ועידה. בעולם העסקי, הישיבות הן חלק חיוני בתקשורת. אחת הדרכים לנהל פגישות שבהן המשתתפים עשויים להיות במשרדים שונים, או אפילו בחלקים שונים של העולם, היא על ידי תזמון שיחת ועידה. למרות שיחות ועידה יכול להיות דרך נוחה לתקשר, ישנם כמה צעדים אתה צריך לקחת לתכנן אחד בהצלחה. פעל לפי הטיפים הבאים כדי לתכנן שיחת ועידה.
החלט על תאריך ושעה עבור שיחת הוועידה. הקפד לקחת את כל המשתתפים המתגוררים באזורי זמן שונים בחשבון בעת תכנון הזמן.אתה לא רוצה לתכנן שיחת ועידה זמן לפני או אחרי עמיתים שלך יהיה בדרך כלל במשרד.
ארגן מספר שיחת ועידה ממרכז הוועידה של החברה, או פנה לספק מקוון שמסייע לשיחות ועידה. זה כרוך לעתים קרובות הגדרת חשבון ותשלום אגרה קטנה, אבל זה אופציה נוחה אם החברה שלך אינו מציע שירותי שיחות ועידה.
הכינו בקשה לפגישה המפרטת את התאריך, השעה והנושא המוצע. זה צריך להישלח בדוא"ל למשתתפי שיחת הוועידה כמה שבועות מראש כדי לתת להם מספיק זמן כדי להתאים שיחת ועידה שלך. הקפד לכלול הוראות חיוג ספציפיות ומספרי PIN כלשהם שהמשתתפים יצטרכו לגשת לשיחה.
צור סדר יום לשיחת הוועידה. סדר היום שלך צריך לכסות את מה שאתה רוצה שיחת הוועידה להשיג, מה התוצרים יידרשו בעקבות השיחה ואשר המשתתפים יהיה אחראי על הצעדים הבאים.
שלח את סדר היום ואת כל מידע משלים המשתתפים יצטרכו לסקור כמה ימים לפני השיחה. ייתכן שתכלול גיליונות אלקטרוניים או דוחות המספקים רקע עבור הנושא שאליו אתה מתכנן.
בצע מעקב אישי עם כל המשתתפים שלא קיבלת אישור מהיום שלפני שיחת הוועידה. שיחת טלפון היא הטובה ביותר במקרה זה, מכיוון שהמשתתף לא קיבל את הודעת האימייל שלך עם בקשת הפגישה.
