כיצד להגדיר שיחת ועידה

שיחות ועידה לספק פתרון נוח עבור מקבל את הצוות שלך יחד כדי לדון בפרויקט, לקבל מידע מעודכן, ולהשיג הסכמה. חברות רבות יש חוזה חברות שירות בכנס, חברות אלה יכולים לספק מספרי טלפון ייעודיים וקודי גישה עבור אנשי, יחד עם כלי אינטרנט לוחות זמנים ומודיע פגישות ועידה. מספר טלפון משויך מספק גמישות בשיחות ועידה בכל עת, וניתן לשלוח הודעות לפורום למשתתפים. תקציב או חינם שיחת ועידה שירותים עבור חברות קטנות להקצות מספר teleconference בזמן תזמון, כך תזמון פגישה מקוונת דורש תכנון מינימלי.

קו ועידה ייעודי

פתח הודעת דואר אלקטרוני חדשה או בקשת פגישה (אם ביישום הדואר האלקטרוני שלך יש תכונה זו, כגון Microsoft Outlook). הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני של המשתתפים בקטע "אל" או "המשתתפים". הקלד את נושא הפגישה בשורת "נושא".

הזן את הפרטים הבאים בגוף הדואר האלקטרוני או השתמש בשדות האוטומטיים שבבקשת הפגישה: תאריך פגישה פגישה (כולל אזור זמן) זמן סיום הפגישה (כולל אזור זמן) מספר הטלפון (מספר הטלפון של הוועידה הייעודית שלך)) קוד ועידה (אם רלוונטי, עבור המשתתפים לגשת לכנס)

פתח את פרק תזמון בקשת הפגישה והשתמש בתפריט הנפתח שלצד כל משתתף כדי לקבוע אם הם נדרשים או משתתפים אופציונליים (ברוב התוכניות יש משתתפים שהוזמנו כברירת מחדל כנדרש). אם לוחות הזמנים זמינים באופן מקוון, ודא שהמשתתפים הנדרשים שלך זמינים במהלך פרק הזמן והתאריך הרצויים.

צרף אג'נדה או חומרי פגישה על ידי לחיצה על הלחצן "קובץ מצורף" בסרגל הכלים של הדואר האלקטרוני שלך. אם תרצה, הקלד הודעה בגוף הודעת הדואר האלקטרוני שלך, לאחר פרטי שיחת הוועידה. לחץ על הלחצן "שלח" כדי להעביר את הודעת הפגישה.

תזמן שיחת ועידה באמצעות כלי השירות לאינטרנט

היכנס לחשבון שירות הוועידה שלך, כגון ועידות Premiere, עבור לפגישה או כנס חינם.

לחץ על האפשרות "תזמון ועידה". בחר את תאריך הפגישה, שעת ההתחלה והסיום (או משך הזמן) ומספר המשתתפים הרצוי. הקלד את נושא הפגישה בשדה "נושא". בחר את סוג שיחת הוועידה על ידי לחיצה על האפשרות "שיחת חינם" או "חיוג ישיר".

בדוק את הדיוק של המידע ולחץ על הלחצן "תזמון". הדפס את דף האישור לפרטי שיחת ועידה או שמור את המידע במחשב.

לחץ על האפשרות לשלוח הודעת דואר אלקטרוני אל המשתתפים שלך. הקלד את שמות המשתתפים ואת כתובות הדואר האלקטרוני שלהם בשדות המתאימים. לחץ על הלחצן "שלח" כדי לשלוח הודעה למשתתפים שלך עם הוראות חיוג ואישור לכתובת הדואר האלקטרוני שלך.

טיפים

• שאל את המשתתפים כדי לאשר שהם יצטרפו לשיחת הוועידה - הם יכולים להשיב בחיוב להודעת הדואר האלקטרוני שלך או ללחוץ על הלחצן "קבל" בהודעת בקשת הפגישה. שלח תזכורת לדואר אלקטרוני וכל מידע משלים יום לפני הפגישה. בעת תזמון שיחת ועידה באמצעות כלי האינטרנט, הארך את משך הזמן או הסיום והקצה אחד או שניים נוספים מהמתוכנן, כדי להעניק לעצמך גמישות. שירות הוועידה בדרך כלל יחייב אותך רק עבור מספר המשתתפים ומספר הדקות בפועל.

אזהרה

הימנע מבידול על ידי בדיקת פרטי הפגישה לפני שליחת ההודעה. חלק מיישומי הדואר האלקטרוני נכנסים לכל בקשות הפגישה בלוח השנה ומפגשים מתנגשים או מעודכנים מתווספים (לא מחליפים את המינוי המיושן).