רוב האנשים בעסקים באופן שגרתי להגיש מסמכים כקובץ מצורף לדוא"ל. עם זאת, עדיף ליצור תיקייה יפה עבור דיוור דואר. המטרה שלך בכתב כל מסמך למטרות עסקיות היא לכלול את המידע של צד אחר צרכים בשפה מקצועית. זה לא אומר השפה צריכה להיות גבוהה מצח או מעורפל. אם מי שקורא את המסמך עלול שלא להבין, שקול ליצור דף נפרד של מידע מובלט כדי להסביר את המסמך הראשי.
אסוף את כל המידע הדרוש לך עבור המסמך. תן מידע ברור במסמך בגודל גופן שאחרים יכולים לקרוא בקלות. התנסה בגדלי גופנים ובסגנונות הדפסה כדי ליצור רושם חזותי טוב. בקש ממישהו שאתה בוטח בו לעיין במסמך לפני שליחתו.
מקם את השם, הכותרת והחלק של האדם שיקבל את המסמך. כלול את שם המחבר של המסמך, כתובת האימייל ומספרי אנשי הקשר של הטלפון. הקלד מידע זה בפינה הימנית העליונה של עמוד השער, או מרכז מידע זה בתחתית הדף.
כתוב תקציר מנהלים המציין איזה מידע המסמך מספק. לדוגמה, ציין שהמסמך הוא הצעת מחיר עבור עבודות קבלניות. הגבל את תקציר מנהלים לחצי דף או פחות. כתוב סעיף זה כאילו אין לקורא מושג לגבי כל מידע שסופק במסמך. הסיכום אמור לספק מידע שהאדם שמקבל את המסמך עשוי להיות זקוק לשיתוף עם אחרים.
להציע מידע לגבי הפרויקט אתה רוצה לדון על ידי מתחיל עם המידע החשוב ביותר הראשון. לעורר את העניין של הקורא ולנסות להחזיק אותו דרך כל פיסקה. מסמכים עסקיים נוטים להיות משעמם עם יותר מדי verbage. יצירת כותרות משנה כדי להציג את המידע בצורה מעניינת יותר.
צייר תמונה עם המילים שלך. עזור לקורא לדמיין את הנקודות שאתה מנסה לעשות באמצעות שפה המתארת מה צריך לקרות.
אזהרה
לכתוב כל מסמך עסקי על רמת החינוך של הקורא. אם אתם מתכננים לשכור חברת חפירות כדי לגרור לכלוך מאתר בנייה, להשתמש בשפה שבה תשתמש החברה בפעולותיה היומיומיות, ולא תיאור מדעי.
