מסמכים עסקיים דרישות להסביר מה העסק צריך לעשות כדי לפתור בעיות קיימות ו / או לרכוש יכולות חדשות. עם זאת, מסמכים אלה אינם מתארים כיצד ליישם את הפתרון - זה צעד מאוחר יותר. אנליסטים עסקיים להכין מסמכים דרישות לאחר ביצוע מחקר מקיף על החברה ועל התעשייה שלה. המחקר צריך לכלול תקשורת נרחבת עם בעלי העניין הרלוונטיים להיקף המסמך.
מטרות עסק
למרות תיאור הברך של המטרות העסקיות של החברה הוא "כדי להרוויח כסף", למעשה, המטרות הן לעתים קרובות יותר מורכבים מוסמך. מקום טוב להתחיל לתעד מטרות עסקיות הוא לבחון את הצהרת המשימה של החברה, אשר אמור להסביר את ערכי הליבה של החברה, השווקים בהם היא רוצה להתחרות, הפילוסופיה הניהולית שלה ומה היא רוצה להשיג מעבר להרוויח כסף. לדוגמה, הצהרת משימה עשויה להצביע על כך שחברה רוצה ליצור פתרונות חדשניים בעלי ערך חברתי משמעותי.
זיהוי היקף
זה חיוני כדי לזהות את היקף המסמך דרישות כך שהוא פונה מרחב בעיה מסוים. החסות של מסמכים היא לעתים קרובות ארגון, אשר מציב מגבלות על היקף הפרויקט. לדוגמה, מחלקת המשלוח עשויה להמליץ על מסמך דרישות עסקיות בגלל מספר מתפתל של תלונות של לקוחות על משלוחים מאוחרים.
עובדות בסכסוך עם מטרות
המטלה הבאה של המטפל היא לתעד עובדות העומדות בסתירה ליעדים העסקיים. לדוגמה, נניח כי המטרה העסקית היא להיות מנהיג בפלח שוק מסוים של התעשייה. אם החברה תאבד נתח שוק למתחרים במגזר, האנליסט יתעד את העובדות, יתאר את גודל הפסדי השוק, יציע סיבות אפשריות לתופעה ויזהה מטרה עסקית אחת או יותר שאינה מתקיימת. כדי להשלים את החלק הזה, על האנליטיקאי לגבש מערך מקיף של קונפליקטים של מטרות / עובדות, המאורגנים באופן הגיוני לקטגוריות שונות בתוך היקף הבעיה.
נהלים שוטפים
החלק הבא של מסמך הדרישות צריך לפרט כמה היבטים של פעולות ומדיניות שוטפת. קל לעבור החוצה, כך אנליסט מנוסה מתרכז בפעילויות התורמות היקף הבעיה. לדוגמה, אנליסט עשוי לתאר כיצד חברה מטפלת בנתונים ובסחורות מהרגע שמתקבל הזמנה למועד המשלוח. התיאור צריך להצביע על כל חוסר יעילות התורם לעיכובים. אנליסטים משתמשים בכלים גרפיים שונים כדי להראות כיצד נתונים, חומרים ועלויות זורמים דרך הארגון. על המטפל להכיר בכל אילוצים המשפיעים על הפעילות השוטפת והעתידיות.
ארגן לפעולה
החלק האחרון של מסמך הדרישות העסקיות מציג סדרה של מטרות המתארות את מה שיש לעמוד בו כדי להסיר את הקונפליקטים בין מטרות למציאות. בשלב זה, האנליסט חייב לעמוד בפיתוי לייעץ בפירוט כיצד לתקן את הבעיות. לדוגמה, האנליסט עשוי לרשום "לצמצם זמן לאשר הזמנות ב -20 אחוזים" כדרישה עסקית, אך לא "להתקין מערכת הזמנות חדשה". האנליסט צריך לקמפל רשימה ודיאגרמות של מחלקות ונהלים כי הדרישות העסקיות ישפיע. המסמך צריך לכלול גם לוח זמנים ותקציב לקביעת פתרונות מפורטים. מאוחר יותר, מסמך עיצוב הפרויקט יציע דרך לספק את הדרישות. לפני שזה יכול להתרחש, נותני החסות של הפרויקט ובעלי עניין אחרים חייבים לאשר או לשנות את הדרישות העסקיות.
