בין אם אתה עובד במחלקת יחסי ציבור עסוק עבור תאגיד גדול, או הוקצו לטפל בקידום לאירוע קטן, התראה התקשורת היא אחד הכלים החשובים ביותר של הסחר. התראה התקשורת היא הזמנה שנועדו ליידע את התקשורת על האירוע שלך, כגון מסיבת עיתונאים או פתיחה גדולה, ולפתות אותם להשתתף. התראת מדיה שונה מהודעה לעיתונות, שהיא דוגמה לסוג הכיסוי שתרצה לראות לאחר האירוע.
הוסף כותרת למסמך שכותרתו "התראת מדיה". השתמש בגופן גדול - 20 נקודות או יותר - כל אותיות גדולות ודפוס מודגש כדי להבטיח שהתראה בולטת בין שאר הפריטים שמקבל חדר החדשות מדי יום.
כלול את התאריך שבו אתה שולח את ההתראה ואת פרטי הקשר שלך בחלק העליון של הדף.
תאר את המידע הבסיסי על האירוע; כולל את מי, מה, איפה, מתי ולמה. לשבור כל היבט לפסקה נפרדת, כל אחד עם הכותרת שלו.
השתמש בשפה ברורה ומשכנעת כדי לתאר את האירוע, אך הימנע מדיווח. התראה מדיה נועד למשוך מדיה לאירוע, לא להסביר את האירוע או לספק זוויות על החדשות.
הדפס את התראת המדיה על נייר חברה. בדוק שוב את המסמך עבור שגיאות הקלדה, איות ודקדוק ולוודא כי הפרטים של האירוע נכונים.
הכן את רשימת אנשי הקשר שלך בתקשורת. לכל שקע מדיה יש העדפה משלו לקבלת התראות, אך רובן מעדיפות פקס או דוא"ל. אשר את פרטי הקשר שיש לך עבור כל אדם נכון כדי למנוע בזבוז זמן.
שלח את התראה התקשורתית לפחות 24 שעות לפני האירוע, אם אפשר. אם ההתראה התקשורתית היא עבור מסיבת עיתונאים של הרגע האחרון, או הצעה למומחה על סיפור חדשותי, שלח אותו בהקדם האפשרי, רצוי עם לפחות שעה או שתיים של הודעה.
עקוב אחר התראת התקשורת עם שיחת טלפון אם ברצונך לאשר שמדיה מרכזית קיבלה את ההתראה ותתכנן להשתתף, או אם היא יוצאת בהתרעה קצרה.
פרסם את ההתראה התקשורתית לאתר האינטרנט של החברה שלך, והוסף מידע על האירוע לעדכוני מדיה חברתית של החברה, אם רלוונטי. אם המדיה עוקבת אחריך באינטרנט, הם יכולים לקבל מידע ממקורות אלה באופן מיידי, וזה חשוב במיוחד אם הם נמצאים בשטח ולא מקבלים את ההתראה המודפסת.
טיפים
-
שמור על התראה קצרה, לא יותר מעמוד אחד. להבהיר כי יהיו הזדמנויות עבור תמונות וסרטונים באירוע התקשורת.
