כאשר עסקים קובעים את הצורך ברכישת חומרים או תיקונים קבלניים, סוכן הרכש או הבעלים יבקש הצעה - או הערכת עלות של אספקה ו / או היקף עבודה ספציפי. נהוג הבעלים או הסוכן לבקש הצעה מכמה חברות מתחרות על מנת לאתר את הספק הטוב ביותר. כאשר נבחר הקבלן המנצח, זה אדיבות מקצועית כדי להודיע על המתמודדים לא מוצלח של הכוונות שלך. זכור כי ייתכן שתרצה הספקים להציע על הפרויקטים העתידיים שלך.
רקע כללי
התהליך הראשון בקבלת הצעת מחיר, הידועה באופן מקצועי כבקשת הצעת מחיר (RFQ), היא לתאר את היקף העבודה. כמו סוכן רכש סקירת ודחייה הצעות שהוגשו, תצטרך להיות מודעים בדיוק מה העבודה צריכה להתבצע ומה התוצאה הצפויה, כך המידע ניתן להעביר את החברה הגשת.
הבעלים או הרוכש גם רוצה לזכור רעיון של מה הפרויקט יעלה. אם אתה מעריך כי תיקון גג על כלא המחוז צריך לעלות תחת $ 350,000, ואת ההצעות כל לחזור מעל $ 500,000 - אתה צריך לבדוק את הפרטים. אתה יכול לקבל תקציב לא מציאותי, או חברות הצעות יכול פשוט להיות overpriced.
מכתב הדחייה
אם הצעות המחיר גבוהות מדי, הורד אותן. זכור כי ייתכן שתרצה לעשות עסקים עם חברות אלה בעתיד, אתה לא רוצה להשאיר אותם תוהה. זה מקצועי ואדיב לשלוח מכתב דחייה טופס רגיל.
הבקשה להצעת מחיר חוזרת
ייתכנו מקרים שבהם תוגש הצעה שאינה עומדת בסימן. אולי נציג המכירות או הקבלן לא הבינו את היקף העבודה, או אולי החלטתם לחסל חלק מן העבודה. שלח מכתב מתאים המבקש הצעה מחדש. במסמך שלך, הצע הצעות, הבהרות או שינויים למציע.
דחה את כולם
לפעמים זה אפשרי כל ההצעות יגיעו גבוה מדי. כאשר זה קורה, אתה צריך לשלוח מכתב לכל המתמודדים להודיע להם כל הציטוטים נדחים לייעץ להם על תאריך שבו הגשות חדשות יתקבלו.
ביטול בשל מפרט
חברות מסוימות, במיוחד ארגונים ללא מטרות רווח, חייבים לדבוק בתהליך הצעה מפורט מאוד. אוניברסיטת טנסי, למשל, מחייבת את המציעים להגיש את ההצעה שלהם במעטפה המזוהה עם שם המציע, כתובת, בקשה מספר הצעת מחיר ומידע רישוי קבלן. כאשר ציטוטים מתקבלים כי אין מידע רלוונטי כפי שתואר, פשוט להחזיר את הגשת עם מכתב טופס קצר המסביר את תהליך הגשת לא פעל כראוי.
