התקשורת הראשונית בין לקוח פוטנציאלי לבין משרד עורכי דין הוא בדרך כלל בטלפון, מטופל על ידי פקידת קבלה. כתוצאה מכך, חשוב כי הקבלה של המשרד להיות מקצועי ואדיב בכל עת. שמירה על מקצוענות יכולה לפעמים להיות אתגר, עם זאת, במיוחד עבור פקידים אשר לענות על כמות גדולה של שיחות על בסיס יומי. אבל יש עקרונות מסוימים שאתה צריך תמיד בצע בעת מענה לשיחות במשרד עורכי דין.
צריכת שיחה ראשונית
קח כל שיחה על ידי הכרזה על שם המשרד, זיהוי את עצמך לפי שם, ו לשאול איך אתה יכול להיות סיוע למתקשר. לדוגמה, "בוקר טוב, זה משרד עורכי הדין של X ו- Y, ג'יין מדברת, עם מי אני מדבר?" לאחר שזיהית את המתקשר בשמו, שאל "איך אני יכול לעזור לך היום גב 'Z" פנה אל המתקשר לפי שם במהלך שארית השיחה. הערה לוקח במהלך כל שיחה יכול להיות מועיל, במיוחד לגבי שמות. לשמור על צליל חיובי במהלך השיחה, להיות סבלני, ולא לאבד את הכעס שלך. הימנע משימוש בז'רגון, סלנג או לא מילים כגון "אה אה" ו "אום".
זיהוי הצרכים של המתקשר
חשוב מאוד להקשיב היטב למתקשר ולזהות את צרכיה ולספק לה את המידע המבוקש בצורה ברורה ותמציתית. כל מתקשר מבקש סיוע בהשגת המידע הדרוש או במציאת האדם הנכון עם מי לדבר.
מסלול המתקשר לאדם מתאים במשרד
אם המתקשר מבקש מידע שסופק על ידי עורך דין בצורה הטובה ביותר, הודע למתקשר שהוא צריך לדבר עם מישהו אחר ולבקש ממנו להחזיק בהעברה. צור קשר עם עורך הדין שאליו אתה מתכוון להעביר את השיחה, להודיע על המתקשר לפי שם, לחשוף את מטרת השיחה ולהעביר את השיחה אם עורך הדין זמין. אין להשאיר את המתקשר בהמתנה למשך יותר מ -45 שניות. לאחר 45 שניות, שאל את המתקשר אם היא רוצה להמשיך להחזיק, רוצה להיקרא בחזרה כאשר עורך דין זמין או מעדיף להתקשר שוב מאוחר יותר.
סיום שיחה
לפני סיום כל שיחה, בדוק אם תוכל לקבל סיוע נוסף לפני סיום השיחה. תודה למתקשר בהתחשב במשרד עורכי הדין. לעתים רחוקות אפשרי עבור פקידת קבלה משפטית לשכנע לקוח פוטנציאלי לשכור משרד עורכי דין, אבל זה מאוד קל עבור פקידת קבלה לאבד לקוח עבור משרד עורכי דין על ידי להיות מקצועי, גס או דיסקרטי.
