ארגון משרד עורכי דין הוא דרך מצוינת עבור עורכי דין, מזכירים משפטיים ועוזרים משפטיים לתמוך עורכי דין. במשרדי עורכי דין קטנים, עורכי דין עשויים אפילו להתארגן. רוב משרדי עורכי דין יש מערכת תיוק מרכזי, תיקי מקרה נבדקים לעורכי דין רק בעת הצורך לעבודה במקרה. בגלל עורכי דין לבלות את הפגישה שלהם עם לקוחות, השתתפות בהליכים בבית המשפט, לקיחת תצהירים וביצוע עבודה מקרה אחר, הם תלויים בארגון המשרד למצוא ניירת בעת הצורך.
תיקים עתידיים
כל עורך דין במשרד עורכי דין צריך מערכת למעקב אחר מידע הקשור במקרים פוטנציאליים.ג 'ים Wirken, עורך דין אזרחי ויו"ר מועצת המנהלים של קבוצת עורכי דין Wirken בקנזס סיטי, ממליץ להשתמש בטופס שנקרא דו"ח חדש פרוספקטיבי. טופס סטנדרטי זה מסייע לעורך דין לעקוב אחר מידע של לקוח פוטנציאלי, לשמור הערות על שיחות בנושא ולרשום זמן בהתייעצות בנושא. אם קובץ מקרה נפתח מאוחר יותר, עורך דין או אדם תומך יכול להשתמש בטופס זה כדי ליצור קובץ נייר וקובץ חדש במערכת ניהול הנתונים במקרה.
ארגון קבצים
ארגון הקבצים הוא המפתח לארגון משרד עורכי דין. תהליך זה חשוב לארגון תיקי תיקים ולארגון רשומות חשבונאיות. ארגון קבצים גם מסייע למשרד לרסן תפיסות הלקוח של רשלנות רפואית ולהקל על שימור לקוחות. עבור קבצי נייר, משרד עורכי דין צריך לפתח מערכת לארגון כל תיקיית קבצים. לדוגמה, בכל קטע של קובץ, אותו סוג של מסמכים צריך להיות ממוקם בכל פעם. בכל חלק, ייתכן שיהיה צורך בכרטיסיות צבעוניות (עם מספרים או תאריכים) כדי לציין היכן מתחיל כל מסמך ומסתיים. ניירות יש להגיש בסדר כרונולוגי, או עם המסמך האחרון על גבי או בחלק האחורי של כל סעיף.
משרד עורכי דין יכול לפתח מדריך תיקיות קבצים ולספק אותו לכל העובדים. פקידי תיוק חדשים עשויים להזדקק להדרכה כדי להבין את המדריך. עורכי דין וצוות התמיכה המשפטית צריכים להסתמך על צוות התיקים המקצועי למרבית משימות הגשה.
אחסון נתונים אלקטרוני
ארגון יכול גם להשתמש במערכת ניהול הנתונים במקרה כדי לעקוב אחר מקרה ומידע חשבונאות. כמה מערכות לניהול מסדי נתונים כוללות את היכולת לצרף פקסים, מסמכים אלקטרוניים ומסמכים סרוקים לקבצי קבצים במסד הנתונים האלקטרוני. כמה מערכות מסד נתונים שימושיים במיוחד עבור משימות לא שגרתיות, כגון בדיקת אם עורך דין יש ניגוד אינטרסים בייצוג לקוח (אשר עלול להוביל להפרה אתית).
עובדים ועורכי דין צריכים לקבל הדרכה כיצד להשתמש במערכת ניהול מסדי נתונים זו לאחסון מידע באופן אלקטרוני. משרד עורכי דין עשוי לרצות להגביל פרופילים של משתמשים שיכולים להכניס או למחוק רשומות כדי למנוע אובדן מידע חשוב על לקוחות.
