תרשימי זרימה שימושיים להצגת האופן שבו השלבים בתהליך עסקי מתאימים זה לזה. כאשר נעשה שימוש כדי לתעד את מחזור חשבונאות, הם משרתים לא רק כמו רשימת בדיקה נוחה כדי לוודא את העובדים שלך להשלים כל צעד במחזור חשבונאות מלא מדי חודש, אבל הם גם מסייעים לך לנתח ולשפר זרימות עבודה חשבונאית. ברגע שאתה מבין אילו סמלים להשתמש בהם ואיזה מידע כל אחד דורש, תרשים זרימת תהליך חשבונאי לא קשה ליצור.
להבין סמלים תרשים זרימה
סמלי תרשים זרימה מציגים את השלבים, ההחלטות והמשימות הכרוכות במחזור החשבונאות. למרות שניתן להשתמש בכל סמל כדי לתאר כל אחד מהם, אנשים רבים משתמשים בסמלים סטנדרטיים. עבור תרשים זרימה תהליך, אלה כוללים אליפסות, מלבנים מקביליות, אשר צורות שטוחות עם צדדים מקבילים מקבילים שווה באורך. גם שימושי הם החצים כי האות בכיוון שבו התהליך החשבונאי זורם. כפי שמציע אתר האינטרנט Mind Tools, לעתים קרובות הסגלגלים מתארים את ההתחלה או את סופו של תהליך, מלבנים מזהים משימות ספציפיות והוראותיהם או הוראותיהם וקבילותיהם מסווגים את תפוקות החשבונאות.
יצירת מבנה תרשים זרימה
המחזור החשבונאי הוא סדרה של 10 צעדים המתרחשים באותו סדר בכל תקופה חשבונאית. בסדר שבו מתרחש כל שלב, מחזור המחשוב מורכב מזיהוי עסקאות, ניתוח עסקאות, ביצוע תנועות יומן, רישום רשומות לספר החשבונות, חישוב מאזן ניסוי, ביצוע התאמות, חישוב מאזן ניסוי מותאם, הכנת דוחות כספיים, יתרות בחשבונות זמניים על ידי סגירת רשומות וחישוב יתרת ניסוי לאחר סגירה. לזהות כל צעד עיקרי בתוך חצים סגלגל ולהשתמש כיווני ליצור מבנה תרשים זרימה אנכי.
הוסף פרטי משימה
ביצוע ניתוח משימה כדי לזהות משימות בודדות בכל שלב של מחזור חשבונאות. ככל שתספק יותר פרטים, כך התרשים יהיה שימושי יותר. לדוגמה, במקום להשתמש במלבן בודד שאומר "רשומות יומן רשומות כהתחייבות או זיכויים", רשום כל שלב או ספק הוראות להשלמת משימה זו במלבן עצמו. עבור צעדים המייצרים פלט, כגון הכנת דוחות כספיים, לזהות את הפלט באמצעות מקבילים, במקום אלה מימין של מלבן המקביל לחבר אותם עם חיצים כיוונית. חזור על שלב זה עד להשלמת תרשים זרימה.
לבדוק ולאמת
לאחר זרימת תרשים זרימה, Mind Tools ממליצה לאמת את המידע ולבדוק אותו לצורך דיוק. אחת הדרכים להשיג זאת היא לבקש מעובדי הנהלת חשבונות לבדוק את התרשים ולבדוק אותו על ידי ביצוע הצעדים בדיוק כפי שהם מוצגים. זה גם זמן טוב לנתח את מחזור חשבונאות כדי לשפר את היעילות ואת הבקרה הפנימית. זהה גם צעדים מיותרים וגם מיותרים, וכן צעדים שאתה צריך לכלול. בדוק אם נהלים חשבונאיים מספקים בקרה פנימית נאותה, כגון אבטחת מידע והפרדת חובות.
