בליבה של כל עסק או ארגון מוצלח היא מערכת ניהול חשבונות מתפקדת היטב. מערכות חשבונאיות מספקות שיטה ממוחשבת של רישום ומעקב אחר הפעילות הפיננסית היומית, החודשית והשנתית של העסק. בנוסף, עסקים קטנים וגדולים משתמשים במערכות חשבונאיות כדי ליצור נתונים המאפשרים להם לקבל החלטות ניהול מדויקות. עם זאת, אם מערכת חשבונאות פועלת כדי לעמוד ביעדים אלה תלויה במספר גורמים.
תאימות עם עסקים
תפקידי המערכות החשבונאיות מושפעות מאופי העסקים ומפעילותו של אותו עסק. תעשיות שונות דורשות סוגים שונים של מערכות ותכונות שונות במערכות החשבונאות. בעקבות מערכת חשבונאות מתאימה לתעשייה מבטיחה כי המערכת עונה על המטרות הספציפיות של העסק.
בנוסף, הפונקציות היומיומיות של העסק משפיעות גם על סוג המערכת החשבונאית הנדרשת וכיצד פועלת המערכת. באופן כללי, מערכת חשבונאית היא יעילה ככל שהיא תואמת את הצרכים העסקיים היומיומיים, כגון אחסון מידע הלקוח, יצירת חשבוניות, שמירה על חשבונות ומעקב אחר המלאי.
תפיסה
כיצד מערכת חשבונאית מתקבלת על ידי העובדים והנהלת הארגון משפיעה על יעילותה ורלוונטיותה. ההתנגדות לעובדים לשינויים במערכות הנהלת חשבונות עשויה לנבוע מהמורכבות של המערכת, האפקטיביות של מערכת קיימת או חשש מהכנסת בקרות חשבונאיות וביקורת. עם זאת, לפעמים, העובדים עשויים לראות את הצורך במערכות חשבונאות, בניגוד לדעות של ההנהלה. היעדר תמיכה מצד ההנהלה יכול להפוך את המערכת החשבונאית לא רלוונטית לפונקציות קבלת ההחלטות של הארגון. הסיבה לכך היא כי הנתונים שנאספו על ידי המערכת היא למעשה לשימוש ושיקול דעת של ההנהלה.
רמת ההכשרה
כאשר מערכות חשבונאיות מוצגות לסביבה עסקית, הדרכת משתמשים היא דרישה מרכזית. הרמה והאופי של הכשרה שהושגו על ידי משתמשים משפיעה על האופן שבו המערכת משמשת כדי לעמוד ביעדים העסקיים. היעדר הכשרה נאותה בקרב משתמשים, כגון מנהלים ומפקחים, עלול לגרום למערכת החשבונאית להיות בעיה ולא פתרון לניהול פיננסי. מצד שני, משתמשים אשר הוכשרו היטב בטיפול במערכת חשבונאית ישתמשו במערכת זו כדי להקל על תפקידים חשבונאיים ופיננסיים בעסק.
יישום
אופי היישום ויישומי השותפים משפיעים על האפקטיביות של מערכות החשבונאות. היישום אינו זהה להתקנה; זה כרוך שילוב של מערכת חשבונאית לתוך הפעילות של העסק. שותפים יישום כוללים חברי צוות, וחשוב, ספק השירות. מערכת מיושמת בצורה גרועה, חסרת תמיכה של חברי צוות ומעקב אחר ספק השירות, תיכשל. קלט ותמיכה של שותפים יישום מבטיח כי המערכת החשבונאית מבצע את תפקידיו כראוי.
