עסקים שיש להם מלאי על חשבון חייבים בחשבון הפסדים מלאי בסוף תקופה חשבונאית. הפסדי מלאי נובעים מדברים כגון גניבה, סחורה מיושנת וסחורה שבורה או פגומה. עסקים נדרשים לקחת מלאי ידני על כל סחורה לפחות פעם בשנה ולאחר מכן לבצע התאמה למלאי בהתבסס על ההפסד שהתגלה.
שיטות מלאי
חברות המצויות במלאי משתמשות באחת משתי השיטות הנפוצות כדי לטפל במלאי זה: השיטה התקופתית או השיטה המתמדת. השיטה התקופתית מתעדת את כל המלאי בחשבון אחד, שם הם נשארים עד לספירת מלאי פיזי. כאשר זה קורה, חשבון המלאי מזוכה על ההפרש. השיטה המתמדת היא שיטה ממוחשבת המתעדת את כל המלאים בעת רכישתם, וככל שהם נמכרים, המלאי מזוכה מתוך החשבון באופן מיידי.
שיטות מכירה
חברות משתמשות בשיטות שונות כדי לטפל במכירת המלאי. אחד הוא הראשון, הראשון החוצה, או FIFO. משמעות הדבר היא כי המלאי הראשון שנרכש הוא המלאי הראשון שנמכר. לאחרונה, הראשון הוא, או LIFO, היא שיטה אחרת. שיטה זו קובעת כי המלאי האחרון שנרכש הוא הראשון שנמכר. חברות אחרות משתמשות בשיטה הנקראת ממוצע משוקלל, אשר מודד את מכירת הסחורות על בסיס עלותן הממוצעת.
סחורה מיושנת
כאשר חברה לוקחת ספירה מלאי פיזית בסוף תקופה, היא עשויה לגלות סחורה מיושנת או לא מעודכנת. כאשר זה קורה, ההבדל בעלויות צריך להיות נרשם על הספרים כדי לשמור על חשבון המלאי מדויק ככל האפשר. אם לחברה יש 100 פריטים נרשמו על ספרים עבור $ 10 כל אחד, אבל זה דמויות הפריטים הם באמת שווה רק 6 $ כל אחד, ערך התאמת צריך להיעשות. במקרה זה, ערך של 400 $ יחויב לחשבון עלות המכר ו -400 $ יזוכה בחשבון המלאי. זה מקטין את עלות המלאי המוצג רשומות הנהלת חשבונות.
סחורה פגומה
לעתים קרובות, החברה מקבלת תשואות כי הם מוצרים פגומים. מוצרים אלה מוחזרים לפעמים ליצרן, אך לא תמיד. אם הם לא יוחזרו ליצרן, החברה חייבת למחוק את הסחורה פגום כך שהם לא חלק ספירת מלאי. לשם כך, ערך היומן יהיה חיוב על עלות למוצרים שנמכרו וזיכוי למלאי.
גניבה
לא משנה כמה טוב הבקרה הפנימית של החברה הם, גניבה חייבת להתרחש. ההבדל בין מה המלאי אמור להיות לבין מה הוא מחושב ב הוא בדרך כלל בגלל גניבה על ידי עובדים ולקוחות. יש להתאים את חשבון המלאי בשל כך. כאשר גניבה מתגלה במהלך ספירת מלאי פיזית, על העסק לחייב את חשבון מחיר הסחורה ולמכור את חשבון המלאי.
