כיצד לכתוב הצעה על צוות נוסף הנדרש

תכנון משאבי אנוש מתחיל בקביעת צרכי כוח האדם: הרמות, העמדות ומספר האנשים שהארגון צריך לבצע את ייעודו ומטרותיו. סוג זה של תכנון בדרך כלל מתרחשת לפני החברה פותחת את הדלתות עבור העסק. גורמים כגון צמיחה החברה, הגדלת ההכנסות, התרחבות לשווקים חדשים והתשה עובדים גם יכול לדרוש עובדים נוספים. כאשר אתה יושב ליד השולחן עם המנהיגות המבצעת, זה חכם יש הצעה בכתב המצדיק את בקשתך כוח אדם נוסף.

התחל עם יסודות

בהתאם לגודל הארגון שלך ואת המורכבות של תוכנית האיוש שלך, הבקשה שלך להצעה צוות נוסף צריך לפחות ארבעה קטעים בסיסיים:

• תקציר מנהלים
• הערכת צרכים
• מתודולוגיה
• תקציב

הצעות מסוימות עשויות לדרוש קטעים נוספים, כגון הערכת פרויקט ואסטרטגיה תקשורתית, אך הצעת תכנון משאבי אנוש אולי לא תצטרך יותר מאשר ארבעה בסיסי. ההצעה דורשת קלט מכל צוות משאבי אנוש שלך, כי הצוות כרוך בגיוס, הכשרה עובדים ופיתוח, פיצוי.

כתוב תקציר מנהלים

ציין את מטרת ההצעה שלך וזיהה מי סיפק קלט. לסכם את התוכן ולספק מידע על איך אתה מתכוון לבצע את התוכנית עבור עובדים נוספים. הקוראים עם גישה רק סיכום מנהלים צריך להבין את הסיבות הבסיסית לבקשה עובדים נוספים. גם להבהיר כיצד הגעת למסקנה כי אתה צריך עובדים נוספים וכיצד התקציב יכסה את עלויות לגייס, הרכבת, המשולמת ולשלם אותם.

דוגמא:

מנהל משאבי אנוש של חברת ABC, שם הכנס, מגיש הצעה זו, מתאריך תאריך הוספה כדי להצדיק תוספת של חמישה עובדים נוספים בשני מחלקות: מכירות תאגידים וחשבונאות. צוות משאבי אנוש חקר את צרכי החברה, העריך את שוק העבודה הנוכחי והעריך את העלות הכוללת של העובדים הנוספים. הפרטים מפורטים באישור זה על ידי צוות המנהיגות המבצעת של חברת ABC.

תאר את הצעת כוח האדם הנוספת שלך

תאר את הסיבות מדוע החברה זקוקה צוות נוסף ולהסביר את המתודולוגיה השתמשת כדי לקבוע כמה צוות נדרשים כדי לקיים את פעילות הארגון. הערכת הצרכים עשויה לכלול סקירה של תוכנית האיוש הנוכחית של החברה וכאשר היא יושמה. זה צריך גם להגדיר את הצעדים שננקטו כדי להסתכל על המשאבים הנוכחיים של כל המחלקה ואת מה שאתה מצפה יהיה מחלקתי צוות הצרכים בעתיד. לדוגמה, הערכת הצרכים שלך עשויה לכלול תיאורים של קביעות עובדים בממוצע, תכנון הירושה, הכשרה עובדים ופיתוח, והתשה ותחלופה.

תאר את המתודולוגיה שלך

זהו תהליך המשמש להסיק כי הארגון או המחלקה צריך צוות נוסף. עבור כל אחד מהרכיבים של הערכת הצרכים שלך, תאר את המקורות למידע שלך וכיצד השתמשת במידע זה. לדוגמה, ממוצע הקביעות של העובד הוא חישוב פשוט:

1. סקירת אנשי צוות העובדים לתאריכי שכירות

2. לחשב את מספר השנים המועסקים

3. סך הכל

4. מחלקים את המספר הכולל של מספר העובדים

עבור מחלקות מסוימות, ייתכן שתרצה לבחון את קביעות העובד הפרטית על מנת להעריך מספרי שחיקה. המתודולוגיה צריכה לכלול גם את זמינות העובדים, כי אין טעם לפנות לצוות נוסף אם שוק העבודה הוא כזה שאין לך סיכוי למשוך מועמדים מתאימים. זמינות שוק העבודה קובעת אם יש לך גישה למשאבי אנוש, כגון בתי ספר סמוכים המייצרים בוגרים או שוק עבודה כללי בתוך טווח נסיעה. אתה יכול גם לכלול במתודולוגיה זו מה יכול לקרות אם החברה אינה יכולה לשכור צוות מוסמך נוסף. לדוגמה, שעות נוספות מוגברות עבור עובדים שוטפים, אובדן פרודוקטיביות או מכירות, או מוראל עובדים נמוך, כי כוח העבודה הנוכחי נושאת בנטל עומס העבודה המופרז עלולה לגרום.

הצעת תקציב

התקציב לעובדים נוספים הוא יותר ממה שהעובדים מרוויחים. התמורה לכל עובד כוללת שכר שנתי או משכורת, בתוספת עלות ההטבות. נכון לדצמבר 2017, משרד העבודה האמריקני של הלשכה לסטטיסטיקה העבודה עולה כי עלות הפיצויים לעובדים במגזר הפרטי היה 31.7 אחוזים מהשכר. לדוגמה, עלות להעסיק מישהו מרוויח $ 50,000 בשנה הוא כ 15,850 $, מה שהופך את העלות הכוללת של אותו עובד 65,850 $ בשנה. ההטבות כוללות תשלום חופשה, דמי ביטוח וחיסכון לפרישה. יש גם עלויות לגייס, הרכבת ועל המשולב עובדים, אשר תלויים בזמן ושכר של צוות משאבי אנוש העוסקים בתהליך גיוס. ארגונים רבים מבססים את החלטות הגיוס על העלות, לכן סעיף התקציב של ההצעה שלך אמור לתאר את העלויות ואת הבסיס לתחזיות שלך.

סיכום הכל

המסקנה של ההצעה שלך עבור צוות נוסף צריך להצביע על ציר הזמן, על סמך כאשר אתה מקבל אישור, כי אתה לא יכול בדרך כלל לאתר את התאריך המדויק שבו אתה באמת יכול להביא אנשים על הסיפון. תלויות, כגון בדיקות רקע ומועמדים הזקוקים לזמן נוסף למתן הודעה למעסיקים שוטפים, עלולים לגרום לעיכובים. אל תמהר את מסגרת הזמן שבה תוכל להביא צוות נוסף.