עסקים מסוימים יכולים לפעול בהצלחה על בסיס מזומנים בלבד, אבל המודל הזה הוא די קשה לקיים ברגע שאתה עובר את שלב אמא פופ. זה קשה במיוחד אם אתה מוכר לעסקים אחרים אשר לעתים קרובות לא מצפים לשלם מראש עבור הרכישות שלהם. במקום זאת, תיצור חשבונית עבור המוצר שלך, שהלקוח שלך ישלם מאוחר יותר. במהלך הזמן שבין החשבונית מונפקת ללקוח המשלם, היא מתוארת כחשבונית פתוחה למטרות חשבונאיות.
ספק חשבונית ספק
חשבונית היא, למעשה, הסכם בין הספק לבין הלקוח.הספק מתחייב לספק את המוצר או השירות מראש והלקוח מסכים לשלם עבור המוצר או השירות בהתאם לתנאי החשבונית. מונחים אלה כוללים תאריך מסוים כאשר התשלום מתבצע, ורוב החשבוניות כוללות קנס בגין תשלומים שבוצעו בעבר. ספקים מסוימים מציעים גזר כמו גם את המקל, מתן הנחה דומה תשלום מראש. כך או כך, הספק הוא בעצם מתן אשראי ללקוח מצפה לקבל תשלום - לפחות רוב הזמן - בזמן הנכון.
חשבונות זכאים, חשבונות חייבים
הן הלקוח והן הספק חייבים לספק חשבונית פתוחה במאזן שלהם. עבור הספק, זהו נכס נוכחי. זה כסף, כי סביר להניח לסמוך על לשלם התחייבויות הקרובה, כגון תשלומי חכירה או חשבוניות עבור חומרי גלם. עבור הלקוח, זוהי אחריות שוטפת. הוא יופיע במאזן שלך מול הנכסים הנוכחיים שלך, הכוללים את יתרות המזומנים שלך ואת תזרים המזומנים השוטף וכן את החשבונות שלך לקבל. בכל מקרה, הוא יישאר במיקום זה עד סגירת החשבונית.
הגדרת חשבונית סגורה
חשבונית נותרת פתוחה עד שהלקוח מבצע, והספק מקבל תשלום מלא. בסוף הלקוח, התשלום מתפרסם כאשראי לחשבונות זכאים, תוך ציון מספר החשבונית ואולי זיהוי הספק. זה מספק שביל ביקורת במקרה צריך להיות בעיה עם החשבונית או התשלום שלה. בסוף הספק, התשלום נרשם כמזכיר אשראי בספר חשבונות חייבים, המזוהה על ידי מספר החשבונית, ובאופן אידיאלי, מספר ההמחאה של הלקוח. בכל מקרה, עם תשלום מלא כדי להתאים את הסכום הנכון של החשבונית - חיסור כל הנחה מתאימה או הוספת תשלום ריבית מתאימה - החשבונית יכולה להיות סגורה עכשיו.
תשלומים חלקית לסבך דברים
קל יחסית לעקוב אחר חשבונית פתוחה ולשנות אותה לחשבונית סגורה, אם היא מסומנת בתשלום מלא אחד. זה קצת יותר מסובך אם אתה מבצע או מקבל תשלומים חלקיים על אותה חשבונית על פני תקופה של זמן. התהליך הבסיסי של פרסום החשבונות לתשלום חשבונות אם אתה הלקוח, או את החשבונות חייבים חשבונות אם אתה הספק, נשאר אותו הדבר. הקושי טמון בהבטחת הסכום הכולל של התשלומים נכון, לאחר שחישבתם קנסות כלשהם, וכי הם מוקצים לחשבונית הנכונה. כמה שירותים של צד שלישי ומוצרי תוכנה, כגון בשם OpenInvoice.com בשם, אוטומציה לייעל את התהליך הזה.
אפשרות ההנחה של חשבונית
זה לא נדיר עבור עסקים עם הרבה חשבוניות פתוחות לחוות בעיות תזרים מזומנים חולף בזמן ההמתנה אלה חשבוניות שישולם. במצבים אלה, עסקים מסוימים פונים אל האופציה הידועה בשם ניכיון חשבוניות. צד שלישי מקדם כסף לספקים כנגד חשבונית שטרם נפרעה תמורת אחוז לאחר שנאסף החשבונית. האחריות לגבי גביית התשלום נותרת אצל הספק. זה יכול להיות כלי שימושי בזמן הצורך, אבל זה אוכל לתוך השוליים שלך, אז אתה רוצה לשקול בזהירות את הצרכים לטווח קצר נגד הרווחיות לטווח הארוך שלך.
