חברות מנפיקות חשבוניות חיוב וחיוב כפי שהן מקיימות עסקים עם לקוחות. תנאי החיוב והאשראי הם בעלי משמעויות שונות לעסקאות חשבונאיות, עסקאות בנקאיות וחשבוניות. כאשר עסק מחליף חשבונית אשראי או חשבונית חיוב, הוא צריך להבין מה המשמעות של מסמכים אלה.
חשבונית זיכוי
המוכרים להנפיק חשבוניות אשראי עבור מגוון רחב של סיבות. אם לקוח מדווח על בעיה עם סחורה שרכש, המפיץ עשוי להנפיק חשבונית אשראי. אם הלקוח מחזיר מוצר שאינו בשימוש, המפיץ עשוי להנפיק חשבונית אשראי עבור הסכום שהוחזר. אם הלקוח אינו מרוצה משירות מסופק, המפיץ עשוי להנפיק ללקוח חשבונית אשראי. חשבונית אשראי מקטינה את כמות הכסף שהמוכר מצפה לקבל מהלקוח. המוכר מפחית חשבונות שלה לקבל עבור סכום של חשבונית האשראי ומגדיל מכירות חוזר וקצבאות. הקונה מקטין את חשבונותיו לתשלום עבור סכום של חשבונית האשראי ומקטין את ערך המלאי שלו.
חשבונית חיוב
מפיצים מפרסמים חשבוניות חיוב עבור מגוון סיבות. אם לקוח מחמיץ את המועד האחרון להנחה מוקדמת של תשלום ומנכה את ההנחה בכל מקרה, המפיץ עשוי להנפיק חשבונית חיוב עבור סכום ההנחה. אם המפיץ שילם מראש את דמי המשלוח עבור הלקוח, המפיץ רשאי להנפיק חשבונית חיוב עבור חיובי המשלוח. חשבונית חיוב מגדילה את כמות הכסף שהמוכר מצפה לקבל מהלקוח. המפיץ מגדיל את החשבונות שלה עבור הסכום של חשבונית החיוב ומגדיל את ההכנסות. הקונה מגדיל את חשבונותיו עבור סכום חשבונית החיוב ומגדיל את הוצאותיו.
היתרונות בהנפקת חשבוניות אשראי וחיוב
חשבוניות אשראי וחיוב לספק כמה יתרונות הן את הקונה והן את המוכר. ראשית, חשבוניות אשראי וחיוב לספק נתיב נייר עבור העסקה. תיעוד זה מאפשר לעובדי החברה ולרואי החשבון לשמור על רשומות ולסקור עסקאות עבר. חשבוניות אשראי וחיוב גם ליצור רשומה בין הקונה לבין המוכר על עסקאות פיננסיות בין שני הגופים.
החסרונות של הנפקת אשראי וחשבוניות חיוב
חסרונות מסוימים נובעים גם מהנפקת אשראי וחשבוניות חיוב. כל חשבונית אשראי או חיוב שיוצרה יוצרת הוצאות נוספות עבור המפיץ. המוכר נושא עלויות נייר, עלויות דיו, עלויות דואר והוצאות עבודה הקשורות ביצירת החשבוניות. כמו כן, שפע של חשבוניות אשראי וחיוב יוצר את הפוטנציאל לבלבול הן עבור הקונה והן המוכר כתוצאה של הניירת הנוספת.
