חשבונות חיוב וחשבוניות משמשים בתהליך החשבונאות כדי לסייע לעסקים לעקוב אחר המכירות. בעוד שטעי החיוב עוסקים בחשבונות חייבים, חשבוניות עוסקות בעיקר במכירות שהושלמו, שבהן הכסף כבר השתנה. אם נעשה שימוש בהודעת חיוב או בחשבונית, חשוב שכל הפרטים הרלוונטיים ייכללו במסמך, כך שניתן יהיה להשתמש בה בתהליך החשבונאי בעתיד.
הערה חיוב
שטר חיוב הוא הודעה שנשלחה ללקוח כדי להודיע לה על סכום מועד פירעון. עסקים רשאים להשתמש בהודעת חיוב כמבשר לשליחת חשבונות שחשבו עליהם בגין איחור אוספים, כהתראה לכך שחשבון עומד להתעדכן, או להזכיר ללקוח הנחה על תשלום מוקדם.
חשבונית
חשבוניות משמשות לרישום עסקאות מכירה. לדוגמה, אם עסק נמצא בתערוכה או בכנס ועושה מכירה, הרוכש והעסק מקבלים כל עותק של חשבונית, כך ששני הצדדים יודעים מה נמכר, מתי ולכמה. חשבוניות נכללות גם בפריטי מכירות שנשלחו ללקוחות.
הבדלים
שטר חיוב הוא מידע לגבי עסקה קודמת שנותרה ללא תשלום, ואילו חשבונית רושמת עסקת מכירה שהסתיימה. כתבי החיוב מבוססים על חשבונות חייבים, כאשר חשבוניות משמשות למכירות שעבורן התשלום כבר בוצע.
דוגמאות לשימוש
אם חשבון הלקוח חלף, חברה יכולה לשלוח הודעת חיוב ללקוח כדי להזכיר לו את הפיקוח על החשבון. על ההערה לכלול את הפריט או הפריטים שנרכשו, תאריך הרכישה, מחיר הרכישה, תאריך התשלום המקורי, וכל חיובי המימון שהיו עשויים לחול על חשבון העבר. דוגמה לחשבונית היא בעת ביצוע המכירה והלקוח מבקש קבלה מפורטת. החשבונית כוללת את הפריט שנרכש, את מחיר המכירה, את מועד המכירה ואת שיטת התשלום.
