ניהול מזומנים מרכזי מתייחס לפרקטיקה של התמודדות עם כל העסקאות הפיננסיות ממקום אחד, במקום להשאיר עסקאות פיננסיות בידיים של מיקומים בודדים. לדוגמה, החברה שלך עשויה לבחור להפעיל את כל העסקאות הפיננסיות מהמשרד הראשי בסיאטל, ולא לאפשר משרדי הלוויין ברחבי הארץ לטפל כספים בנפרד. בעוד ניהול מזומנים מרכזי מספק כמה יתרונות, כגון שיפור הפיקוח הפיננסי, זה יוצר חסרונות גם כן.
תוכנה תאימות במהלך הרחבות
למרות חברות התוכנה נקטו צעדים כדי לשפר את הסיבוכים המתעוררים כאשר תוכניות שונות מנסים לדבר אחד עם השני, בעיות תאימות עדיין להטריד עסקים. בעיה זו מוכיחה לעתים קרובות בעייתית במיוחד במהלך המיזוגים. אם החברה שלך רוכשת עסק אחר שמנהל תוכנות חשבונאיות או הנהלת חשבונות שונות, יישום ניהול מזומנים מרכזי בעסק בדרך כלל פירושו שיפוץ מלא של תשתית ה- IT הפיננסית של העסק האחר. שיפוצים כאלה דורשים זמן, עבודה ועלויות.
השפעה מוגברת של תקלות תוכנה
בהנחה כי שום דבר לא משתבש עם מערכת ניהול מזומנים שלך, העובדים צריכים לקבל את שכרם כמו שעון. מעט מערכות מחשב וחבילות תוכנה נותרו ללא בעיות במהלך חייהם. עדכוני תוכנה ואפילו קושחה פגומה יכול לקרוס תוכניות, לאכול נתונים להקפיא מערכות. בנוסף, שגיאת משתמש בניהול או מניפולציה של תוכנת ניהול מזומנים או אפילו את הנתונים יכול לעכב תשלומים לכל עובד וכל הספקים שלך. ניהול מזומנים מבוזר ונייר מבוסס גם סובל מבעיות שגיאה של משתמשים, אך הוא מגביל את הבעיה לקבוצה קטנה יותר או למתקן יחיד, ולא את הארגון כולו.
התאמות עבור אזורי זמן מרובים
ניהול מזומנים מרכזי יוצר פוטנציאל לבעיות תזמון אם העסק שלך פועל באזורי זמן מרובים או בינלאומיים. בהנחה שהעסק שלך ישלם את כל העובדים באותו תאריך, המערכת שלך חייבת לתת דין וחשבון כאשר הבנקים מפסיקים לעבד עסקאות בכל אזורי הזמן הרלוונטיים, ומספקים את זמני התשלום לעובדים העובדים לאורך קו התאריך הבינלאומי. במקום לשלוח תשלום המונית אחת, כפי שהיית עושה אם כל העובדים חיו באופן מקומי, העסק שלך חייב לנהל תשלומים המונית מרובים על פני טווח של שעות.
שיקולים אחרים
עסקים קטנים רבים משתמשים ניהול מזומנים מרכזי כברירת מחדל, כי העסק יש רק מקום אחד. אם תחליט להרחיב אך לא ליישם ניהול מזומנים מרכזי באותה עת, תוכל למקם את העסק שלך לשם שינוי עתידי על ידי התקנת תוכנה זהה בכל המיקומים שלך. פעולה זו מבטלת את בעיית יכולת הפעולה ההדדית לפני שהיא מתחילה ומשמעותה שתוכל לייבא נתונים מרצון מכל אחד ממיקומי העסק שלך. שמירה על מערכת ניהול מזומנים מופץ מסבך את העבודה של הקצינים הכספיים שלך, שכן הם חייבים לאסוף ולהעריך מידע פיננסי מכל המקורות כדי לקבוע את המעמד הפיננסי של העסק שלך.
