מזכרים נשלחים לעתים קרובות לאנשים רבים בכל פעם, והם לא נועדו להיות מותאמים אישית כמו מכתב עסקי. תזכיר עסקי נכתב כדי לתת הוראה או להודיע לקהל. קהל זה יכול להיות חברים בארגון שלך או לצד שלישי, כגון לקוח. בעת כתיבת תזכיר לקוח, חשוב עוד יותר להישאר מקצועי לאורך כל התזכיר שלך ולספק מידע רב. חומרים נוספים, כגון מידע על החברה שלך, עשויים להיכלל במזכר הלקוח.
צור את הכותרת עבור תזכיר הלקוח שלך. כותרת הקטגוריות הן, אל, תאריך, נושא. החלק 'אל' צריך לכלול את כל הלקוחות שאליהם אתה שולח את התזכיר. השם שלך נכנס בקטע 'מאת'. התאריך שבו אתה שולח את התזכיר צריך להיות כתוב לאחר "תאריך", ואת נושא התזכיר צריך להסביר בבירור את המטרה, כגון "מידע נוסף הדרוש לפרויקט האתר".
כתוב את הפסקה הראשונה עם הלקוח שלך בראש. הפסקה הראשונה צריכה להיות כמה משפטים בקצרה להסביר את המטרה שלך עבור תזכיר. באמצעות דוגמה לפרויקט האתר, היית מסביר את הפרויקט שאתה עובד על הלקוח, למה אתה צריך מידע נוסף ומה זה מידע. זהו סיכום, ולכן אין צורך לכלול פרטים.
כתוב את הגוף של התזכיר, שהוא בדרך כלל כמה פסקאות ארוכות. זה המקום שבו תכלול פרטים עבור הפניה של הלקוח. לדוגמה, אתה יכול לדבר על מה היבט של אתר הפרויקט שאתה נתקל בבעיות עם ומה המידע הספציפי שאתה צריך מן הלקוח.
כלול את הצעדים הדרושים ללקוח, אם רלוונטי, בפסקת הסגירה. מזכרים אינפורמטיביים, כגון עדכון הלקוח על מדיניות חברה חדשה, לא יזדקקו לסעיף זה. בדוגמה של אתר האינטרנט, עם זאת, אתה צריך להסביר ללקוח איך אתה מעדיף את המידע הנוסף יישלח אליך. אם לא נדרשת פעולה כלשהי של הלקוח, תוכל לספק את פרטי הקשר שלך למקרה שיש לו שאלות. אל תשכח להודות לו על זמנו.
