הצהרה מדויקת של עבודה היא המפתח להקמת מערכת יחסים מוצלחת בין העסק שלך לבין קבלן תחזוקה. הגדרת ציפיות שירות ברורות לפני תחילת מתן הצעות מחיר יכולה לסייע לך למנוע אי הבנות שהן הסיבה הנפוצה ביותר לכישלונות מיקור חוץ של תחזוקה, לפי אתר האינטרנט של FacilitiesNet. ברגע שיש לך הצעה מנצחת, משא ומתן תנאי לכתוב חוזה תחזוקה ברור, מוגדר היטב.
דרישות שירות תחזוקה
החלף את ההסכמים המסורתיים המבוססים על קלט המבוססים על שירות, הנראים ברוב חוזי השירות עם דרישות תחזוקה מבוססות תוצאות. שלא כמו הסכמי רמת השירות, אשר כוללים בדרך כלל הן משימות ורשימות החומרים הדרושים, דרישות התחזוקה מגדירים הן את התוצאות והן את אינדיקטורים לביצועים מרכזיים, אך מאפשרים לקבלן לקבוע אילו צעדים וחומרים נחוצים כדי לעמוד ביעדים. תוצאה מבוססי הדרישות הן חשובות במיוחד אם אתה מיקור חוץ מתקנים או שירותי תחזוקה ציוד בגלל חוסר ידע או מיומנות בבית.
פרמטרים לחוזה
הגדרת פרמטרים המאפשרים ניהול יעיל של החוזה. לדוגמה, כלול סעיף המגדיר מערכת של הזמנת עבודה המבטיחה שאנשי תחזוקה אינם מקבלים בקשות תחזוקה ישירות מעובדים וגם מספק לך דרך לעקוב אחר ביצועי הקבלן ולבקש בקשות דחופות או חירום. כלול סעיף אשר קובע מי אחראי על מתן - ולשלם עבור - הכלים והאספקה הדרושים לביצוע עבודות תחזוקה.
סדרי עדיפויות למצבי חירום ולזמני תגובה
טיפול בתחזוקת חירום על-ידי הכללת דרישת חירום לאחר שעות, וכן על ידי מתן עדיפות לשעות תגובה לאחר שעות על פי מידת הדחיפות. בהתאם לדרישות שירות תחזוקה, ייתכן שתגדיר ציפייה טלפונית רק ביום אחד בלבד, או שתחייב את הקבלן להיות זמין 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע, 365 ימים בשנה. הקדימו שעות לאחר שעות של שיחות כשגרה, דחופה או חירום, והגדירו את זמני התגובה לשיחות דחופות וחירום. לדוגמה, מסווגים תקלה מיזוג אוויר דחוף, ודורשים על אנשי תחזוקה להתקשר להיות באתר ולעבוד על תיקון בתוך שעתיים.
תאר מודל תשלום
להחליט על מבנה התשלום המתאים לך הקבלן. שילוב של תשלומים קבועים ותשלומים משתנים פועל היטב עבור מרבית חוזי התחזוקה. השתמש במודל תשלום קבוע בתשלום עבור תחזוקה שגרתית, בתפקיד ובמודל תשלום משתנה הן עבור שיחות דחופות והן לאחר שעות חירום. לדוגמה, להגדיל תשלום קבוע תשלום של 10 אחוזים עבור שיחות דחופות לאחר שעות ו -20 אחוזים לשיחות חירום. כלול מודל החזר אם אתה מתכוון לפצות את הקבלן על כל או אחוז של כלים וציוד הוא מספק.
