מה הם קבלות מזומנים?

תקבולי מזומנים מתקיימים כאשר חברה מקבלת תשלום במזומן ממכירת מוצר. החברה עשויה לקבל מזומן בצורות שונות, כולל חיובים בכרטיס אשראי, המחאות אישיות, בדיקות עסקיות, בנק ACH או העברות בנקאיות, המחאות בנקאיות או צווי כסף.

טיפים

• תקבולי מזומנים הם כל צורה של מזומנים המתקבלים על ידי עסק, כגון תשלומי לקוח (באמצעות כרטיס אשראי, המחאה אישית, מזומן, המחאה עסקית, הזמנת כסף, העברה בנקאית או בנק ACH,) תמורה ממימוש נכסים שאינם מבצעים, רווחי הון או דיבידנדים המשולמים מהשקעות או מתמלוגים.

קבלת והקלטת מזומנים

כאשר לחברה יש קבלות במזומן, רואה חשבון חייב לתעד את המזומנים הנכנסים לעשות זאת באמצעות יומן חשבונאות מיוחדים הנקרא יומן קבלות במזומן. יומן זה משמש כדי לעקוב אחר כאשר החברה מקבלת מזומנים רואי חשבון זיכויים בחשבון המכירות ומחייבת את החשבון במזומן. אם המכירה מתבצעת על אשראי, כגון כאשר החברה מנפיקה חשבונית ולקוח יש 30 ימים לשלם את הצעת החוק, מכירה זו מקבלת לתוך יומן מכירות נפרד.

חברות רבות, כגון מסעדות, לעשות כמות גדולה של עסקאות במזומן. מספר כלים חשבונאיים אחרים מסייעים לעקוב אחר תקבולי מזומנים, כגון גיליון יומיומי, יומן תשלומים במזומן, קרן מזומנים זעירה ופיוס בנקאי תקופתי.

עבור עסקים שעושים בעיקר במזומן המכירות, גיליון יומי במזומן מספק דרך עבור החברה כדי לעקוב אחר כל הכסף קיבל וכל במזומן ששולם. בסוף כל יום עסקים, ההנהלה יכולה לספור את המזומנים בפועל, להשוות אותו עסקאות על גיליון מזומנים ולאחר מכן לבצע הפקדה בנקאית יומית. בסוף כל יום, חשוב ליישב כל ההבדלים בין הסיכומים ואת מעקב על הסיבה. לעתים קרובות, כמות קטנה של מזומנים נלקח כדי לכסות את הוצאות שונות, אבל לא נרשמה בשום מקום.

מערכת בסיסית זו מספקת את האמצעים כדי לתפוס כל הונאה שתוצאתו חסרים במזומן או טעויות המביאים לעודפי מזומנים. מחסור יכול לבוא גם מהעסקה ששילמת עבור ושכחת להקליט, אבל גיליון הכסף יכול לעזור לך לתפוס את זה.

מחזור מזומנים

תקבולי מזומנים ממלאים תפקיד חשוב במשהו הנקרא מחזור המחזור, המייצג את משך הזמן בין כאשר חברה משלמת במזומן לספקי המלאי שלה ומקבלת מזומנים ממכירות שבוצעו ללקוחותיה. חברות להשתמש במחזור זה כדי לעזור להם להבין כמה מזומנים הם חייבים להשתמש כדי לממן את הפעילות השוטפת שלהם, וזה רעיון חשוב גם מסייע לחברות להעריך את הדרישות שהם עשויים להיות עבור מימון. זה ידוע גם את מחזור מזומנים למחזור.

חברות להשתמש חישוב כדי להבין את מספר הימים במחזור הכסף שלהם. החישוב נקרא חישוב מזומנים-מזומנים, שניתן לחשב באמצעות הנוסחה הבאה:

מחזור מזומנים, או במזומן ל יום במזומן = מלאי ימים על יד + ימי מכירות מצטיינים - ימי זכאים מצטיינים

חישוב מחזור הכסף אומר לך כמה זמן לוקח להפוך את המלאי למזומן. זה מאוד תובנה עבור חברות ייצור כי צריך לגלות כמה זמן לוקח לעיבוד חומרי גלם למלאי sellable, להשלים את המכירה ולאסוף את הכסף מהלקוח. מדד זה של הנזילות, או באיזו קלות החברה יכולה להפוך חומרי גלם מוגמרים למזומן, יכול לסייע ניהול ספוט חוסר יעילות בתהליך הייצור והמכירות.

דוגמה ל- Cash-to-Cash

תגיד שיש לך חברה שמוכרת יישומונים, ומלאי נוטה להישאר במחסן שלך כ -40 יום לפני המכירה. תגיד גם שאתה מוכר ללקוחות שלך באשראי, והם משלמים לך בתוך כ -50 ימים. יש לך חשבונות כי צריך לשלם, ואתה בדרך כלל לשלם להם בתוך 30 ימים, אז יש לך 30 ימים בשווי של payables מצטיינים. החישוב שלך יהיה כדלקמן:

מחזור מזומנים: מלאי של 40 ימים + 50 ימי מכירה מצטיינים - 30 יום זכאים לתשלום 60 = ימי תשלום במזומן

היית מסיק מתוצאה זו כי העסק שלך צריך להיות מספיק הון חוזר כדי לכסות את ההוצאות עבור 60 ימים, שכן זה לוקח 60 ימים כדי לקבל קבלות במזומן מהמלאי הנוכחי שלך ואת פעילות המכירות.

חישוב זה שימושי, במיוחד כאשר אתה צריך reforecast בגלל שינויים בעיתוי של קבלות המזומנים שלך, כאשר ניהול תזרים מזומנים הדוק במהלך מצב פשיטת רגל העסק או כאשר החברה שלך רוצה לחקור חלופות החוב כדי להפחית את עלות ההלוואה שלה.

תשלום במזומן

תשלומים במזומן, הנקראים תזרים מזומנים, הם סכומי מזומנים שעוזבים את החברה. דוגמאות לכך הן חשבונות זכאים, הוצאות תפעוליות וכסף מזערי.

הכסף זורם מחוץ לחברה ונרשם ביומן תשלומים במזומן. מתוך יומן התשלומים במזומן, העסקאות נרשמות בספר החשבונות הראשי, בספרי החשבונות של החשבונות ובכל חשבונות תקפים אחרים. לדוגמה, בתור בעל חנות קמעונאית אתה יכול לבצע תשלומים כדי לקנות מלאי חדש, לשלם חשבונות בחשבונות שלך לתשלום כיסוי הוצאות השכר.

היצרנים עושים תשלומים במזומן כדי לשלם עבור חומרי גלם כדי ליצור מוצרים ולשלם עבור עלויות ייצור אחרות. חשבונות יומן המזומן מקבלים חיובים וזיכויים עבור כל עסקה, והעתון מראה כיצד הסיכומים משפיעים על יתרת המזומנים הכוללת של החברה.

על ידי עיון ברשומות התשלומים במזומן ביומן, ההנהלה יכולה לעקוב אחר כמות המזומנים שיוצאים מהחברה ומאיזו סיבה. יומן התשלומים במזומן מציג גם את מספר ההמחאה עבור כל ההמחאות שהונפקו, מה שמקל על חיפוש הבדיקות החסרות או החסרות. בחבילת תוכנה חשבונאית, כגון QuickBooks, ייתכן שתראה את יומן התשלומים במזומן הנקרא check register.

ללא שם: ביטול כבוי הונאה

רואי חשבון לעתים קרובות להזכיר בקרות פנימיות, אלה הנחיות חשובות לשמש אמצעי בטיחות כדי למנוע הונאות כשמדובר קבלות מזומנים ותשלומים. חברות חסרות בקרות פנימיות נאותות יכולות למצוא עובד באמצעות המחאות החברה לשלם את החשבונות האישיים שלו או לבצע העברות בנקאיות לעצמו.

על מנת להבטיח כי לתשלומים במזומן יש אמצעי הגנה נאותים המונעים הונאה, חשוב שחברות יפרדו חובות, כך שאותו אדם שמסמיך או מסמן המחאה או העברה בנקאית אינו יכול לבצע חלקים אחרים של העסקה, כגון יצירת לבדוק או ליזום את ההעברה הבנקאית.

עבור חברות קטנות יותר, זה עשוי להיות קשה בגלל צוות קטן, וזה עוזר לגשת לדוחות הבנק לפני כל צוות אחר החברה עושה, כדי לבדוק כל עסקה לבדוק עותק, מחפש כל דבר שנראה יוצא דופן, ולאחר מכן מעקב עם הבנק במידת צורך.

סקירת מורשי חתימה מורשים היא צעד חשוב, ולאיש זה לא תהיה גישה לשקים ריקים או כל יכולת להיכנס לעסקאות במערכת החשבונאות של החברה. באמצעות חותמת חתימה עבור המחאות יכול ליצור בעיות נוספות כי זה לעתים קרובות מאוד קל עבור מישהו לגנוב את החותמת וגם לגנוב ערימה של המחאות ריקות.

חברות מסוימות יש המחאות שלהם דורשות שתי חתימות, בדרך כלל עם איזה סוג של סף דולר, כך סכומי הסימון קטן יותר ניתן להשתמש רק עם חתימה אחת. זה מאפשר מידה מסוימת של הפרדה של חובות בעת הנפקת המחאות על סכום סף מסוים. אל תשכח על העברות בנקאיות, כפי שהם הפכו פופולריים יותר בשנים האחרונות.

יש להפריד בין העובדים האחראים ליצירת העברות בנקאיות לבין האדם שמשחרר את ההעברה הבנקאית. אם הצוות אינו מאפשר את ההפרדה, תוכל להגדיר מערכת שבה הבנק שלך קורא לאדם אחר בחברה, בכל פעם שהוא מקבל בקשה להעברה בנקאית.שיחה זו לא צריכה לעבור לאדם שיש לו את היכולת ליזום העברות בנקאיות.

לבסוף, לבצע פיוס בנק חודשי באמצעות מישהו לא מעורב בתשלומים במזומן. כל עסקאות חריגות או לבדוק תמונות צריך להיות במעקב וחקר.

איך אתה חושב על יתרת מזומנים פתיחה?

תקבולי המזומנים של החברה ממלאים תפקיד חשוב בתקצוב תזרים המזומנים. ייתכן ששמעת הצהרה על תזרים מזומנים בשם "מקורות ושימוש בהצהרה". תקבולי המזומנים של החברה מייצגים את נשמת אפה של החברה, את מקורות המזומנים. תשלומי המזומנים של החברה מהווים את השימוש במזומן.

כדי לחשב את יתרת הפתיחה של המקורות שלך ומשתמש תזרים מזומנים, כל שעליך לעשות הוא כל מה שאתה צריך לעשות הוא להסתכל על חשבון הבנק שלך באינטרנט או להתקשר לבנק ולהזין את סכום הכסף המוחזק בבנק. כדי לפתוח את יתרת המזומנים, להוסיף את כל קבלות במזומן לבוא ולחסר את סך כל התשלומים במזומן יוצא של החברה. סך של שלושה חלקים אלה שווה את יתרת הסגירה שלך, או את כמות הכסף שנותר לך. לקבלת תקציב, אתה עשוי למצוא את זה מועיל כדי להציג את החישוב על בסיס חודשי.

לדוגמה, יתרת הפתיחה שלך היא במזומן שיש לך ביום הראשון של החודש. יתרת הפתיחה שלך לחודש הבא שווה לסכום הסגירה של החודש הקודם. יתרת הפתיחה של כל חודש נתון שווה תמיד לסכום זהה לסכום הסגירה של החודש הקודם.

כחלק מיצירת תזרים מזומנים, במיוחד אם משתמשים בשיטה הישירה הכוללת מזומנים מפעילות שוטפת, השקעה ופעילות מימון, אתם עשויים לשאול: "האם מזומנים המתקבלים מלקוחות בפעילות תפעולית?" כן, אבל זה לא כל כך פשוט. לא כל הלקוחות משלמים במזומן, ולכן חלק מהמכירות של החברה לבוא בצורה של חשבונות לקבל מאז המכירה נעשתה על אשראי. במקרה זה, עליך להתחיל עם סכום המכירות הכולל של החברה לחודש נתון ולהתאים אותו על פי השינוי ביתרת חשבונות החברה של החברה כדי להגיע למספר הקבלות במזומן הנכון.

אם חשבונות חייבים להגדיל את התקופה המדוברת, לנכות את הגידול הזה דמות המכירות שלך כדי לחשב את כמות תקבולי מזומנים מלקוחות. אם יתרת החשבונות שלך יש ירידה, להוסיף סכום זה ירידה המכירות הכולל שלך לחשב את סך המזומנים שהתקבלו מהלקוחות שלך.

סוגי קבלות במזומן

קבלות במזומן לבוא לעסק בצורות רבות, בעיקר ממכירות הלקוח. בהתאם לגודל וסוג העסק, תזרימי מזומנים אלה עשויים להיות בצורה של תשלומים שבוצעו באמצעות כרטיס אשראי, מזומנים, הזמנת כסף או המחאה אישית, לדוגמה. עסק המנוי בלבד עשוי לקבל את עיקר תקבולי המזומנים שלו בצורה של תשלומי ACH בבנק. עסקים מקבלים גם מזומנים מפעילות שאינה מכירה של מוצרים או שירותים, כגון תמלוגים, הכנסות ריבית, דיבידנדים ורווחי הון מהשקעות ותמורות ממכירת נכסים שונים.

פדיון הוא הכסף שהעסק מקבל מפעילותו השוטפת השוטפת. כאשר מגיע הזמן לקרוא דוחות כספיים ולפרש בפועל במזומן תקבולים לעומת מספר מחושב, זה עוזר להגדיר כמה המינוח. לדוגמה, האם ההכנסות והרווחים זהים? לא, כי בעוד ההכנסות, המכונה גם המכירות, מייצג כסף מלקוחות, הרווחים מייצגים את מה שנשאר לאחר השימוש בהכנסות כדי לשלם את ההוצאות של החברה.

האם הכנסות ורווחים זהים? רווח פירושו בעצם אותו דבר כמו הרווחים, שכן הוא מייצג רק את כמות הכסף שנותר לאחר ששילמת את כל החשבונות מתוך הכסף שקיבל מהלקוחות שלך.

ולבסוף, הכנסות והכנסה זהה? אנשים מסוימים עשויים להשתמש במונח "הכנסה" כדי לייצג הכנסות ממכירות, אך מנקודת מבט חשבונאית חשבונאית, ההכנסה גבוהה יותר פירושה הכנסה תפעולית. הרווח התפעולי שונה במקצת מהרווח או מהרווח, שכן יש לו את עלות הסחורות וההוצאות התפעוליות שהוצאו מהמכירות, אך בניגוד לרווח או לרווח, הרווח התפעולי אינו כולל הוצאות מס והוצאות אחרות שאינן פועלות.