הניירת היא חלק מעשיית עסקים, ותהליך שכירת עובד חדש אינו יוצא מן הכלל. ישנם מסמכים מסוימים כי יש למלא על ידי עובדים חדשים, כגון ניכוי מס במקור טפסים הפקדה ישירה. כל הטפסים הדרושים יחד עם כל ניירת הספציפי של החברה צריך להיות מלא על ידי העובד ומעובד במועד, באופן אידיאלי ביום העובד הראשון.
ניירת עובד חדש
עובדים חדשים צריכים למלא טופס בקשה לעבודה - אם הם לא עשו זאת כבר - רשימה של כתובת מלאה שלהם, מספרי קשר, מידע ליצירת קשר חירום, הפניות וכל ניסיון עבודה קודם, יחד עם הסכמה לבדיקה רקע הסכמה עבור התרופה בדיקה. רוב העובדים להשלים את הבקשה וחתמו הסכמי טפסים במהלך הראיון תהליך גיוס, אבל אם לא, משאבי אנוש יצטרכו מידע זה הושלם ומעובד עבור קובץ כוח האדם.
טפסים ממשלתיים
ממשלת ארה"ב דורשת מילוי מספר טפסים עבור כל עובד חדש. טופס I-9 מאמת את זהותו של כל אדם שכיר, ואם הוא זכאי מבחינה משפטית לעבוד בארצות הברית. טופס זה חייב להסתיים ולחתום לא יאוחר מיום ההעסקה הראשון ושמירה על ידי המעסיק יחד עם עותק של כרטיס הביטוח הלאומי של העובד. טופס W-4 מפרט את קצבת ניכוי העובד לצרכי מס הכנסה פדרליים. על העובדים למלא טופס W-4 חדש אם דמי הניכוי שלהם ישתנו במהלך השנה.
טופס שכירות חדש
כל המעסיקים נדרשים על פי החוק הפדראלי לדווח על כל עסקה חדשה - בתוך 20 ימים מיום השכר - למשרד האמריקני לאכיפת תמיכה בילדים. סוכנות המדינה קובעת אם העובד חייב לתשלום לילד. ניתן לדווח על שכירות חדשות באמצעות עותק של טופס W-4 או טופס חברה המפרט את אותו מידע. טפסים ניתן להגיש אלקטרונית או בדואר אל המדריך המדינה של עובדים חדשים במצב שבו העובד עובד.
טופס הפקדה ישירה
יש למלא טופס הפקדה ישירה והפך למחלקת הנהלת חשבונות. העובד יצטרך לרשום את שמה, כתובתה ומספרי חשבון הבנק שלה, ולצרף המחאה בודדת ריק כדי לקבל את ההפקדה הישירה של המשכורות שלה.
קבלת מדריכים למשתמש / מדריכים
יש לתת לעובדים החדשים עותק של המדריך למשתמש ושל מדריך הבטיחות, אם יש. כל עובד צריך לחתום על תאריך נייר מודה שהיא קיבלה יהיה לציית לכללים כאמור במדריך. טפסים אלה הם חשובים, כמו מדריך החברה קובע את כל כללי החברה, כולל מדיניות סמים ואלכוהול, מדיניות הטרדה מינית, קוד התנהגות של עובדים, אי גילוי ואינם מתחרים סעיפים, ומידע רלוונטי אחר החברה.
