ניהול תזרימי מזומנים חשוב עבור כל עסק, וזה חיוני עבור עסקים קטנים, שבו כל אגורה סופרת. מערכת מידע חשבונאי יכול לעזור רק בתהליך זה, הכולל כסף, מלאי ופרטים המכירות. מערכת ממוחשבת יכולה לתת לך מידע הרבה יותר מהר מאשר כל חשבונאות ידנית יכול, מה שהופך אותו כלי רב ערך בניהול רמות המזומנים המלאי.
מכירות
הכרה במכירות היא הצעד הראשון במחזור ההכנסות. המערכת החשבונאית מכירה במכירה כגידול בהכנסות יחד עם גידול במזומנים או חייבים. בחברות קמעונאיות יש לצמצם גם את המלאי - סוג זה של עסקה מעובד באופן אוטומטי באמצעות מערכת ממוחשבת. חברות רבות מאמצות תוכנת נקודת מכירה, המאפשרת לסריקה של פריטים, ונתונים שהועברו למערכת חשבונאית בזמן אמת, יתרון משמעותי בניהול מזומנים ומלאי.
תשלומים
תשלומים, פיקוח הדוק על ידי ניהול, להגדיל את תזרים המזומנים. בהתאם לסוג העסק, התשלומים עשויים להיות בצורה של המחאות, כרטיסי אשראי, מזומנים, חוטים והעברות כספים. עסקאות אלה נלכדות במערכת החשבונאית באמצעות רשומות יומן ידניות או ממשקים ממערכות אחרות. לחברות מסוימות יש מודולים חייבים מיוחדים שמכירים לא רק בנתונים חשבונאיים, אלא גם בפרטים של מכירות, תנאים, אנשי קשר ומידע אחר. כאשר מתקבל תשלום, רואה החשבון נכנס למידע התשלום במודול, אשר זורם לתוך ספר החשבונות הראשי.
משלוח
משלוח הוא חלק חיוני של מחזור ההכנסות. במערכות משולבות, פעילות המשלוחים משתקפת בספר החשבונות הראשי, בעיקר באזור המלאי. המערכת מעבירה את כל העסקאות המתאימות מאחורי הקלעים, כך שעובדים העובדים במחסן אינם צריכים לדעת הנהלת חשבונות כדי לבצע פעילות זו כראוי. פונקציית המשלוח מורכבת משני חלקים: בחירת פריט מהמלאי והמשלוח. ברקודים משמשים לעתים קרובות כדי להאיץ את התהליך הזה, תיעוד והפחתת חשבונות המלאי.
דיווחים
מערכת מידע חשבונאי יכול להפיק דוחות המשמשים את ההנהלה לקבל החלטות על עניינים פיננסיים. כמה דוחות משותפים הם דוחות ברמת המלאי, ניתוח המגמה וחשבונות ההזדקנות של החייבים, המספרים למנהל מי החייבים, כמה הם חייבים ובמשך כמה זמן. למעשה, ויסקונסין דורשת דוחות הזדקנות של מחלקות ממשלתיות מסוימות על בסיס רבעוני כדי לפקח על תזרים המזומנים. ללא מערכת מחשב, זה יהיה קשה מאוד כדי להפיק דוחות מפורטים אלה בזמן וביעילות.
