אימות חשבונית הוא הכרחי עבור כל עסק; היא כרוכה בחיובים צולבים שהתקבלו או מחויב בסכומים ששולמו או שהתקבלו.רוב מערכות החשבונאות הן אוטומטיות, אך יש מקרים שבהם ייתכן שיהיה צורך לאמת ידנית חשבוניות. עסקים קטנים עשויים לאמת באופן ידני את כל החשבוניות, אשר עובד כל עוד יש מערכת של בדיקות ואיזונים כדי לקצר חוסר יושר עובד.
חשבוניות נכנסות
עובד אחד צריך לקבץ חשבוניות עם הגיען, להפריד אותן על ידי הספק ואתר לאמת אותן באופן אישי או להעביר אותן לעובד האחראי על החשבון האישי. אם החשבונית תקפה תלויה במספר גורמים, לכן חיוני שכל אחד מהם יגיע למיקום הנכון. על העובד לבדוק כל פריט, לרשום את החשבון ולהעביר את החשבונית לתשלום. אנשים שאחראים לאימות חשבוניות לעולם אינם צריכים לקבל גישה לתשלומים.
חשבוניות יוצאות
כל החשבוניות היוצאות יש לבדוק לפני הדיוור. בעוד שאדם אחד או מחלקה מסוימים עשויים להיות אחראים להזנת פריטים, לרבות דמי מכירה ושירות, עלויות עבודה מוקצות וכל החומרים והאספקה המשמשים עבור עבודה מסוימת. יש לבדוק את כל החשבונית עם חשבון הלקוח המשויך על מנת להגביר את שביעות הרצון של הלקוח באמצעות חיוב מדויק ולהקטין את הוצאות העבודה הנגרמות כתוצאה מתיקוני חשבוניות.
תשלומים
לאחר חשבוניות תוקף הם מועברים ליחיד או למחלקה לעיבוד תשלומים. זה בהחלט חיוני כי אדם אחראי על אימות חשבוניות אין גישה לקרנות התשלום. מערכת זו של בדיקות ואיזונים מבטיחה שלעובדים אין אפשרות לבצע בדיקות, לשלם חשבוניות לא קיימות או מזויפות, או לבצע תרגילים לא ישרים אחרים.
הצהרות
כאשר דוחות מגיעים או נשלחים, הם צריכים להיות צולבות עם כל לקוח או ספק חשבונית כדי להבטיח דיוק. עסקים הפועלים על בסיס ידני בלבד צריך ליישם מערכת תיוק יעיל; יש להעתיק את כל החשבוניות במקרה הצורך ולהגיש אותן תחת שם הלקוח או הספק. כאשר הדוחות מגיעים, אדם או מחלקה נפרדים צריכים לוודא שכל חיוב ותשלום מופיעים במדויק בהצהרה. הפרדת מחלקת אימות הדוחות ממחלקות החשבוניות והתשלומים מבטיחה דיוק נוסף ומרתיעה התנהגות לא ישרה.
