בבתי ספר רבים, המורים עושים את כוונותיהם לשנה האקדמית הבאה הידועה בהגשת מכתב כוונות. במכתב זה, מורים יסודיים מציינים אם בכוונתם לחזור לבית הספר וכן להגיש בקשות לגבי העסקתם לשנת הלימודים הבאה. כדי להבטיח כי אותיות אלה לתקשר את המידע הדרוש ביעילות, הם צריכים בפורמט זהיר התכתבות אלה.
פרטי התקשרות
בחלק העליון של מכתבי הכוונה, מורים יסודיים צריכים לכלול את פרטי הקשר שלהם, החל בשמם ולכלול את כתובותיהם. סעיף זה של מידע צריך ליישר שמאלה וללכת בחלק העליון של המכתב. זה מאפשר מיון מכתב קל על ידי קציני משאבי אנוש.
כתובת הנמען
ישירות מתחת פרטי הקשר שלהם, מורים יסודיים צריך לכלול את שם וכתובת של אנשים שאליו הם שולחים את המכתבים האלה. מידע זה צריך לכלול את הפרטים שם מלא, כמו גם את הכותרת ואת כתובת העבודה שלו. זה צריך להיות גם מיושר בצד שמאל.
תאריך
התאריך צריך ללכת ישירות מתחת לכתובת הנמען ולהוות חותמת של מיני, המציין את התאריך שבו שלחת את המכתב. זהו מרכיב חשוב במיוחד במכתב, שכן בבתי ספר רבים יש למורים חלון מוגבל שבו ניתן לשלוח את מכתבי הכוונה שלהם.
ברכות
המכתב צריך להתחיל, כמו כמעט כל האותיות, עם ברכה. ההצדעה הזאת צריכה להיות פורמלית בטבע גם אם המורה הוא גלוי לב עם האדם שיקבל את המכתב. ההמלצה צריכה להסתיים במעי הגס.
שורת נושא
ישירות מתחת להמלצה, המורה צריך לכלול שורת נושא המתחילה ב "נושא:" ולאחר מכן את המונחים "מכתב כוונות" או ביטוי אחר המציין את השנה אשר הם נותנים את כוונתם, כגון "כוונה 2011-2012 בית הספר שנה ".
גוף מכתב
גוף המכתב לא יכלול שום הזחה אלא מורכב מפסקאות מיושרות לחלוטין לשמאל. יש לציין בבירור את כוונת המורה, וכן לכלול את כל הבקשות שהיא עשויה לקבל בנוגע למשימה בכיתה בשנה הבאה.
סגירת מעגל
המכתב צריך לסגור עם העסק המתאים "בכבוד רב", או סיום דומה. חתימת השולח צריכה לעקוב אחרי ומתחת לכך, הוא צריך להקליד את שמו.
